10xOne - Üzleti, szakmai blog

Vállalatvezetés forradalmian jobban - ERP, CRM, munkafolyamat-kezelés, projektvezetés,
feladatkezelés, dokumentum kezelés és még több

8 dolog amitől a könyvelőd imádni fog veled dolgozni

A számlázásban egy nagyon fontos dolog, hogy hatékonyan együtt tudj működni a könyvelőddel. Cikkemben elárulok neked 8 egyszerű tippet, amiért imádni fog a könyvelőd.

8 dolog amitől a könyvelőd imádni fog veled dolgozni



A  megfelelő könyvelő kiválasztása nagyon nagy feladat. Ez egy  bizalmi állás.

A vállalkozók elvárják a könyvelőjüktől, hogy tájékoztassa őket a vállalkozásukat érintő, jogszerű, és kedvező adózási lehetőségekről. Ehhez viszont fontos, hogy a szükséges információk a rendelkezésére álljanak.

Ezért neked is, mint Ügyfélnek ki kell venned a saját részedet a könyvelés előkészítéséből.
Ha ez mind működik, és találtál egy segítőkész és a cég érdekeit szem előtt tartó könyvelőt, az alábbi dolgok betartásával biztosan a kedvence leszel.

1. Mindig legyél nagyon alapos és pontos!




Mivel a számla egy nagyon fontos bizonylat, azért is hívják szigorú számadási bizonylatnak, ezért minden egyes számla kiállításakor alaposan nézd meg  minden adat helyesen van-e kitöltve ( cég adatai, adószám, határidők, áfa mértéke,fizetési határidők).

Ezzel megakadályozhatod, hogy a  probléma felismerésekor a figyelmetlenség miatt plusz köröket kelljen futnod. Egy kiállított számla esetén sok plusz időt jelent a már továbbított számla bekérése, számla sztornózása. Sztornó számlához minden esetben csatolnod kell a korábban kiállított számla 2 példányát (ügyfelednek küldött és a könyvelőnek leadott példányt)

Ha hibát, mulasztást észlelsz, azonnal jelezd a könyvelődnek. Ebben az esetben azonnal tudja korrigálni vagy a szükséges lépéseket megtenni. Így akár jelentős bírságot is elkerülhetsz.

2. Mindig add le időben a könyvelendő anyagokat


Mindig nagyon figyelj a határidőkre. A könyvelési anyagot határidőre kell eljuttatni a könyvelőhöz.

Sokszor kicsit ráérősre vesszük ezt a dolgot, van még időnk. Csak negyedévente, esetleg évente kell áfát fizetni, akkor minek ezzel havonta foglalkozni?

Több oka is van:
-Áfa bevallás és befizetési határidő minden hónap 20. napja. Ezért a határidő előtt, mondjuk hónap elején érdemes leadni a számlákat.
- másrészt  nekünk is nagyon fontos hogy átlássuk és tudjuk mennyi áfát kell majd befizetni.

Illetve azt is vegyük számításba, nem csak mi vagyunk az egyetlen ügyfele, és neki is még időbe telik amíg ő feldolgozza és lekönyveli az adatokat.

3. Hányszor menjél a könyvelődhöz havonta?


Kis cég esetén amikor kb. 100 db leadandó számlánk van elég havonta 1x.

Ha nagyobb cégünk van, ahol havi több száz számla tornyosodik fel, akkor havonta 2-3x érdemes elvinni a számlákat.

4. Csak azzal zaklassuk a könyvelőt ami az Ő feladata


Hallottál vagy olvastál egy várható jogszabály változásról? Ilyenkor ne rohanj egyből a könyvelődhöz kifaggatni a várható hatásairól.

Biztosan szívesen meg fogja majd válaszolni az ilyen kérdéseidet. Viszont amíg csak várható, tervezet szintű változásokról van szó, addig nem fog tudni ő se pontos tájékoztatást adni, hiszen bármilyen változás lehet még a tervezetben.

Amennyiben jó könyvelőt választottál, úgy is tájékoztatni fog téged ezekről valamilyen formában, és ráérsz akkor feltenni a kérdéseidet.

Persze lehetnek esetek, amikor mindenképp érdemes egyeztetned, még egy várható jogszabályról is, amikor például ez egy hosszútávú beruházásodat érinti.

A könyvelőnek nem az a feladata, hogy megjósolja, még el nem fogadott, sokszor még több ponton módosításra kerülő törvénymódosításokat. Havonta 1x meg lehet őket kérdezni, de ne ess túlzásba

5. Plusz szolgáltatások esetén állapodj meg a könyvelővel mi mennyibe kerül


Az alap könyvelői szolgáltatáson felül sok egyéb esetben is hasznos lehet a könyvelőd segítsége. Ilyen lehet például egy hitelkérelem vagy pályázati anyag összeállítása.

A számviteli szabályzat összeállításakor is hasznos lehet a könyvelő segítsége. Ez a vállalkozás ügyvezetőjének a feladata, de sok esetben a megfelelő szakmai tudással egy könyvelő rendelkezik.

A fentieken felül életmentő lehet a könyvelőd segítsége egy NAV ellenőrzéskor is, vagy ha neked kell valamilyen ehhez kapcsolódó ügyben a NAV-hoz elmenned. Egy jogi tárgyaláson se vennél részt az ügyvéded nélkül.

Rengeteg kellemetlenségtől tud megmenteni, ha ebben a kényes helyzetben van veled egy szakértő is. Sok kiadást és későbbi kellemetlenséget jelenthet egy rossz válasz, ami a tájékozatlanságodból adódik.

A fenti plussz szolgáltatások igénybevételére állapodj meg egy megfelelő díjban a könyvelőddel. Lehet, hogy egyszer-egyszer megcsinálná neked ezt díjmentesen is, de igazán minőségi munkát meg kell fizetni.

6.  Mindig ellenőrizd a számlákat leadás előtt






A saját könyvelőmtől hallottam, hogy nagyon sok esetben a cégek megfogják a  számlaköteget és elviszik a könyvelőhöz.  Úgy, ahogy van. Gyűrötten, összevissza, esetenként szakadtan és hiányosan. Ez senkinek nem jó.

Egyrészt, mert ha hiányzik a számla egy része, a könyvelő sem tudja feldolgozni.  Hiányos szakadt számlából nem lehet könyvelni. Illetve legyünk azzal is tiszában, mit számolhat el a cégünk.

Ha minden számla  jó állapotban van és listát is készítettél róla, amin azok szerepelnek, amiket a könyvelőhöz viszel, akkor saját dolgodat is megkönnyíted.

Elkerülhető az az eset, hogy váltig állítod, hogy elvitted a számlát, a könyvelő pedig nem találja. Ebben az esetben nagyon nehéz igazságot tenni, és sok időt is elvesz ezeknek a számláknak a felkutatása.

Amennyiben átutalással történt a számlakiegyenlítés, az átutalás napját írd rá a számlára, így  megkönnyíted a könyvelő dolgát, ha a számlákat egyezteti a bankszámlakivonatokkal.


7. Őrizzük meg és digitalizáljuk a számláinkat!


Érdemes az összes számlát (kimenő/bejövő) bescannelned, így ha szükséged van egy másolatra, rögtön ki is nyomtathatod.

Ha pedig bejövő számlát keresünk, ebben az esetben a könyvelőt kell hívnunk, hogy küldje már át a keresett számlát. Neki is időbe telik kikeresni a számlakupacból.

Amennyiben ezek digitalizálva vannak, pár másodperc alatt meg tudod találni a könyvelőd nélkül.

Tehát érdemes minden bizonylatot, szerződést, teljesítési igazolást, számlával együtt digitalizálni, hogy semmi se vesszen el.


8. Számla adatok  elektronikus átadása


Egyre  elterjedtebb mostanában, hogy a könyvelő ügyviteli rendszere képes arra, hogy a céged  rendszerétől adatot fogadjon.

Amennyiben át tudod adni az általad kiállított számlák adatait elektonikus formában, úgy rengeteg időt spórolsz meg a könyvelődnek.Így a munkafolyamatod lényegesen lerövidítheted, és a hibákat is minimálisra tudod csökkenteni.

Ha ezeket a dolgokat megfogadod, és napi szinten használod is, akkor megkönnyíted a saját és a könyvelőd életét is. És biztosan te leszel az az ember, akit a könyvelője imádni fog.

Neked is van valami ötleted?

Ha tudsz még olyan dolgot, amivel még könnyebben be tudod lopni  magad a könyvelőd szívébe, írd meg nekünk kommentben.

Várjuk azokat is.





Megjegyzés Hozzáfűzése

Loading