10xOne - Üzleti, szakmai blog

Vállalatvezetés forradalmian jobban - ERP, CRM, munkafolyamat-kezelés, projektvezetés,
feladatkezelés, dokumentum kezelés és még több

44 tipp hogyan válassz számlázó programot! – Részletes, nagy útmutató számlázó program választáshoz

44 tippet gyűjtöttem össze, hogy milyen szempontokat érdemes figyelembe venned egy számlázó program kiválasztásakor. Keress 10-20 db szempontot, ami fontos neked, és utána ez alapján válaszd ki az ideális számlázó programodat.

44 tipp hogyan válassz számlázó programot! –
Részletes, nagy útmutató számlázó program választáshoz



 
Rengeteg fajta számlázó program található ma a piacon. Ezek eltérnek funkcionalitásában, árazásban, biztonság tekintetében, és még sok szempontból.

A következőkben 8 kategóriába sorolva szedtem össze 44 db szempontot, amik közül te is megtudod találni a számodra fontosakat.


A cikknek a célja, hogy egy áttekinthető formában, minél több szempontot bemutasson. A legtöbb esetben nem lesz mindegyikre szükséged a döntéshez.

Válaszd ki a számodra fontos összehasonlítási szempontokat – hagyd ki ami nem fontos, akár teljes részeket is. Utána pedig a te szempontjaid alapján végezd el az összehasonlítást.

Végül is az a cél, hogy a saját igényeidnek megfelelő számlázó programot találj.


Árazás



Az egyik első szempont amikor számlázó programot választasz, a költsége. Az árazás esetén több fajta üzlet politikával is találkozhatsz, amikor ezt a szempontot vizsgálod, érdemes az alábbiakat megfontolni.

Az árak összehasonlíthatósága érdekében érdemes 3 éves költséggel számolni minden díj esetén.
 

1. Árak


Több fajta árazási konstrukciót is találhatsz a piacon, ezekből a legelterjedtebbek:
 
  • Havi díj: A havidíjas árazás főleg a felhő alapú (online elérhető) szoftvereknél terjedt el. Mellette az egyszeri díjas, telepített rendszereknél is szokott lenni egy havi / éves díj, a verzió-, jogszabály követésre és esetleg a supportra. Minden havidíjat érdemes 3 évre kalkulálni az összehasonlításkor.

  • Egyszeri díj: Az egyszeri díjat főleg a telepített rendszereknél szokták alkalmazni, de sokszor van mellette egy időszaki követési díj, ami tartalmazhatja a törvénykövetést, illetve az új verziók díját.

  • Ingyenes: Az ingyenes szoftverek 3 fő kategóriába sorolhatóak.
1.) Egyszerű, korlátozott funkcionalitása miatt adják ingyenesen. Ilyen szoftvert nem érdemes választani, mert minimális díjért lehet ennél jobb megoldást is találni, és az ingyenesség később többe fog kerülni.

2.) „Reklámokkal fizetsz” az ingyenességért. Elterjedt verziója az ingyenes szoftvereknek, hogy a szoftverben reklámokat kell megtekintened, esetleg a számlára kerül valamilyen reklám üzenete a szoftver cégnek.

3.) „Marketing céllal ingyenes”. Főleg a közepes és nagyobb vállalatok kínálnak valamilyen teljes értékű megoldást ingyen. Ezek funkcionalitásban megegyeznek a komolyabb, fizetős termékekkel. 
A cégeknek azért éri meg mégis ingyenesen kínálni, mert van más fizetős termékük is mellette. Ennek a költségére, mint marketing költség gondolnak, amit amúgy is elköltenének más marketing csatornákon. Így viszont értéket tudnak adni az ügyfeleiknek ugyanabból a pénzből, amit máskülönben egy hirdetésre költenének.


2. Rejtett költségek
 
A számlázó program egyszeri vagy havi használati díja mellett érdemes végig gondolnod az egyéb költségeket is.

  • Rendszeres díjak: Kell-e valamilyen plusz rendszeres díjjal kalkulálnod? Például verzió követés, termék támogatás, jogszabályi megfelelés követése és hasonlók. Ezeket a díjakat is érdemes 3 évre kalkulálni.

  • Egyszeri díjak: Vannak-e egyszeri költségeid a használat megkezdésekor? Például telepítés költségei, hardver bővítés költségei, kiegészítő szoftver vásárlása (pl. SQL szerver), webes rendszereknél az ehhez kapcsolódó szerverek díja.
 

3. E-számla kiállítás díja

 
Számlázó program használatakor érdemes megfontolnod az e-számla használatát, mert rengeteg előnnyel jár. Általánosságban elmondható, hogy az e-számla kiállítás olcsóbb, és kényelmesebb, mint a papír alapú számla kiállítása.

Annak ellenére, hogy az e-számla kiállításáért a legtöbb cég külön díjat számol fel – mivel általában nekik is plusz költséggel jár a számlák elektronikus hitelesítése - a papír alapú számlák esetén a postázás, és egyéb járulékos költségek általában jóval magasabbak.
 

4. Hűségidő

 
Sok előfizetéses rendszerben használható szoftver esetén hűségidő vállalásáért cserébe valamilyen kedvezményt kapsz. A kedvezmény mellett érdemes megfontolnod a hűségidő feltételeit is.

Könnyen előfordulhat, hogy 3-6 hónap múlva kiderül, hogy mégsem ezt a szoftvert szeretnéd használni, mert például rájössz, hogy nehezen használható, sok hibája van. Ilyenkor számíts rá, hogy a hűségidő miatt, akár tetemes „bánatpénzzel” is jár a kiszállásod.
 

5. Korlátozások

 
Az alap áron kívül meg kell még vizsgálni, hogy a számlázó program használata milyen korlátozásokkal jár. Ilyen lehet, hogy az ár csak adott darab számú számla kiállítását tartalmazza, csak adott számú felhasználó használhatja, a termék támogatás / jogszabály követés csak egy adott időre vonatkozik.

Amennyiben van olyan korlátozás, ami neked további kiadásokat jelent, akkor ezeket is érdemes a 3 évre vetített költségekbe beleszámolni.
 

Számlázás – alap funkciók




A számlázás főbb funkcióit két csoportba bontottam. Az alap funkciók közé kerültek a legfontosabb, egy számlázó programtól elvárható funkciók.

A további funkciók közé pedig olyan további funkciókat gyűjtöttem össze, amik hasznosak lehetnek a munkád során. Ezen funkciók meglétét még „felár” ellenében is érdemes mérlegelni, mert akár a kezdetektől fogva kisebb-nagyobb hasznot jelentenek a cégedben, ami sokszor forintosítható is.

Ez lehet hatékonyabb munkavégzés, valamilyen költségmegtakarítás, vagy valamilyen további előny.

Elizabeth Wasserman az inc.com-on a számlázó programok kiválasztásáról szóló cikkének az egyik javaslata, hogy írjunk egy "kívánság listát". Ez alapján a lista alapján értékeljük majd a kiválasztott számlázó programokat. Az értékelés során vegyük figyelembe, hogy melyek azok, amik nélkül még tudunk élni. Illetve ő is azt javasolja, hogy próbáljuk is ki a kiválasztott szoftvereket.
 

6. Könnyű használat, átlátható felhasználó felület


Talán az egyik legfontosabb szempont a könnyű használat, és az átlátható felhasználói felület. Ennek megítélése az egyik legszubjektívebb értékelési szempont, érdemes akár több számlázót is kipróbálnod. Vagy akár összehasonlítani a jelenleg használt számlázó programoddal.

Itt arra érdemes figyelned, hogy egy megszokott megoldás használata mindig egyszerűbb, mint egy új megismerése.

Ha az új rendszer használatának a megszokása, megtanulása egy kis ráfordítást igényel, ez később sokszor bőven megtérül. Viszont ha egy számla kiállítása 15-20 percet vesz igénybe, a számlázó teljesen érthetetlen, használata olyannak tűnik, mint egy UFO-t vezetni, akkor inkább keressél más megoldást.

Nézd meg, hogy a navigációhoz szükséges funkciókat egyszerű, természetes megtalálnod, vagy „vadásznod” kell rájuk és kattintanod mindenre. A számlázáshoz szükséges adatok bevitele egyszerű, vagy rengeteget kell kattintanod és görgetned a képernyőt hozzá.
 

7. Adatok kezelése / rögzítés


Érdemes megnézni, hogy a legfontosabb adatokat, amik a munkádhoz szükségesek, nyilván tudod-e tartani. Mindenkinek lehet szüksége egyedi, speciális adatok kezelésére, de ha a fontos adatok 80-90%-át nyilván tudod tartani, és a maradékot is legalább megjegyzés szinten tudod rögzíteni, akkor az megfelelő lehet.

Nem csak az fontos, hogy könnyen tudsz-e rögzíteni új vevőt, számlát. Érdemes megnézni, hogy számla rögzítése közben is tudsz-e felvenni új vevőt, cikket. Vagy ilyenkor abba kell hagynod a számla készítését, felvenni a szükséges adatokat, és újra elkezdeni elölről a számla kiállítását.
 

8. Törzsadatok kezelése / alapértelmezések


Nagyban megkönnyíti a munkádat, ha a legfontosabb törzs adatokat nem kézzel kell állandóan rögzíteni, hanem csak ki kell választanod, mert már előre feltöltésre kerültek.

Ilyen lehet az ÁFA értéke, városok, devizanemek, fizetési módok listája. Rengeteg plusz munkát vagy időmegtakarítást jelenthet, attól függően, hogy ezeket neked külön fel kell vinni, vagy csak ki kell választani. Főleg, ha minden egyes számla kiállításakor kézzel kell ezeket rögzíteni.

A törzsadatokon kívül az alapértelmezések is időt takaríthatnak meg a munkád során. Ilyen lehet például a vevői fizetési mód megadása, vagy ha több devizát is használsz, akkor ezek alapértelmezése.

Ha alapértelmezni tudod őket, akkor elég csak egyszer megadni, és utána a legtöbb esetben csak használod őket.
 

9. Számla típusok


Alap vevői számlát minden számlázó program ki tud állítani. Viszont ezen felül több fajta számla típus használata is elfogadott a magyar jogszabályoknak megfelelően.

Választás előtt mindenképp nézd meg, hogy ki tudod-e állítani a megfelelő számla típusokat a rendszerből.

Ilyen lehet a proforma számla, sztornó számla, vagy akár a helyesbítő számla. Mindegyiknek vannak különféle üzleti előnyei, ami miatt használják a vállalkozások, ne foszd meg magad ezektől az előnyöktől.

Vagy ilyen lehet, akár a szállítói számlák kezelése is, így a kiadásaidat is nyomon tudod követni, és cash-flow szemléletű kimutatásokat tudsz készíteni.
 

10. E-számla


A számla típusok mellett, egy másik fontos szempont sokaknál, hogy tudnak-e e-számlát kiállítani.

Az e-számlának általában van egy hitelesítési díja, de sok esetben ez a töredéke a postázási költségeknek, és az erre fordított időnek. (Sokkal kényelmesebb email-ben elküldeni 1-2 kattintással, mint fél órát sorban állni a postán).
 

11. Cikkek / szolgáltatások kezelése


Egy számlázó program esetén elvárható, hogy a használt cikkeket és szolgáltatásokat fel tudd rögzíteni, és számlázáskor ezeket fel tudd használni.
 

12. Árlisták, kedvezmények, akciók kezelése


Ezen funkció megléte, már nem olyan alapvető, mint a cikkek kezelése. Viszont rengeteg időt tudsz megspórolni azzal, ha van árlista kezelés, ahol nyilván tudod tartani az áraidat, és mellette akár a kedvezményeket, és akciókat is.

Így nem kell ezeket minden egyes számlázáskor kézzel megadnod, kiszámolnod, hanem ezt elvégzi helyetted a számlázó program.
 

13. Kereső tulajdonságok


A keresési lehetőségek egyre fontosabbá válnak, ahogy egyre több adat kerül be a rendszerbe. Több 100 vagy 1000 számla között nehéz megtalálni a keresett számlát, ha egyesével kell végignézned őket.

Minimum elvárásként megfogalmazható, hogy a partnerek között név/név részlet alapján tudj keresni. A számlák között pedig minimum a számlák sorszáma alapján.

Emellett hasznos lehet, ha például keresni tudsz számla típusa alapján, fizetési állapot alapján (meg tudod tekinteni, hogy mely számláid nincsenek még kifizetve). 
 

Számlázás – további funkciók




Itt olyan funkciók kerülnek bemutatásra, amik nem feltétlenül része egy alap számlázó programnak, lehet, hogy külön díjba kerül a használatuk is. Viszont ezek a funkciók megléte, akár jelentős költség vagy időmegtakarítást is jelenthet.

Illetve a számlázó programok fejlődésével egyre több olyan funkció jelenik meg, ami korábban csak a pénzügyi rendszerek sajátossága volt, ma pedig már akár egy számlázó programból is elérhető.


 

14. Kifizetések nyomonkövetése


Egy fontos funkció a számláid kifizetésének a nyomonkövetése. Így mindig pontosan tudni fogod, hogy melyik számládat fizették már ki, és melyiket nem.

Hasznos funkció hozzá, ha valamilyen szűrővel meg tudod tekinteni a kifizetetlen számláid listáját.

Ezzel drasztikusan tudod csökkenteni az esélyét annak, hogy elfeledkezel egy kifizetetlen számládról, és emiatt sohase kerül kifizetésre.
 

15. Hálózatos használat / csoport munka


A döntés előtt mindenképp vedd figyelembe, hogy szükséged van-e hálózatos működésre, több munkatársad közösen fogja-e használni.

A számlázó programot 1 vagy több gépre lehet-e telepíteni, közös adatbázist használnak-e a telepített programok.

Online programok esetén a legtöbb esetben több munkatárs is tudja használni egy mai eszközről, és ezek hálózatosan működnek.
 

16. Hosszútávú funkciók


Számlázó program választásakor érdemes hosszútávon gondolkodnod. Nem csak amiatt, hogy a számlázó programot több évig tudjad használni. Abból a szempontból is érdemes végig gondolnod, hogy ha később új igényeid merülnek fel, akkor a szoftver gyártójától igénybe tudsz-e venni további megoldásokat is.

Céged növekedésével szükséged lehet iktatási rendszerre, CRM rendszerre, raktárkészlet kezelésre és még rengeteg egyéb megoldásra.

Amennyiben olyan számlázó programot választasz, aminek a gyártója más megoldásokat is kínál, később új területeken sokkal gyorsabban tudod majd elkezdeni ezek használatát (és sokszor olcsóbban is).

Egyrészt nem kell nulláról megtanulnod új szoftver használatát. Másrészt, ha integráltak a szoftver megoldásai (együtt működnek a modulok – pl. számlázásnál és szerződéskezelésnél is ugyan azt a közös partner nyilvántartást használod), nem kell a migráció (adatok áttöltése másik szoftverbe) fájdalmas és költséges lépéseit is végig járnod.
 

17. Email integráció


Az email integráció azért hasznos, mert így közvetlenül a rendszerből tudsz leveleket küldeni. Jobb esetben akár hozzá is kapcsolhatod a levelezésed a számlához, amivel kapcsolatos.

Emellett, ha közvetlenül el tudod küldeni a rendszerből email-ben a számlát, azzal időt is megtakarítasz, ügyfeled gyorsabban megkapja a számlát, és ezáltal remélhetőleg a számlád is gyorsabban kifizetésre kerül.
 

18. Fizetési felszólító levél / számla lejárat értesítő


A számlád lejárat előtti értesítő küldésével, vagy a lejárt számládhoz kapcsolódóan fizetési felszólítás küldésével növelni tudod az esélyét, és a gyorsaságát a számlád kifizetésének.

A számlázó programból kiállítva csökkenteni tudod ennek az elkészítésének az idejét, ha automatizálni is tudod, akkor még egyszerűbb lesz a dolgod.
 

19. Online fizetési lehetőségek


Magyarországon még nincs túlzottan elterjedve ez a szolgáltatás a számlázó programok / pénzügyi rendszerek körében, de külföldön már rengeteg szolgáltató kínál ilyen megoldást.

A számlázó programokkal olyan számlát tudsz küldeni az ügyfelednek, amire kattintva ő egyből ki is tudja egyenlíteni azt egy online fizetési felületen, például bankkártyával.
 

20. Ügyfélportál


Az ügyfél portál egy online felület, ahonnan az ügyfeleid le tudják tölteni a nekik küldött számláidat. Ez a te ügyfeleid számára lehet egy plusz kényelmi funkció.

Illetve növelheti a számla kifizetés esélyét, ha szükség esetén hozzá tudnak férni az ügyfeleid a számláikhoz, amit küldtél nekik.
 

21. Felhő vagy helyben telepített szoftver


Egy alapvető döntés, hogy online, felhő alapú szoftvert, vagy helyben telepített szoftvert használsz.

A felhő alapú szoftverek esetén az egyik leggyakoribb kifogás, hogy az adatok nem nálunk vannak, és sokan félnek, hogy mennyire biztonságos ez a megoldás.

A biztonsággal kapcsolatos szempontokról a későbbiekben még részletesen fogok írni, ezért itt csak annyit emelnék ki, hogy ma már sok olyan szolgáltató van, aki legalább olyan biztonságos felhő alapú megoldást tud kínálni – ha nem biztonságosabbat – mint a helyben telepített megoldások.

Helyben telepített megoldás elsőre sokaknak biztonságosabbnak tűnhet, de ez önmagában nem igaz. Lehet biztonságosabb és nem biztonságosabb is, attól függően, hogy milyen biztonsági megoldásokat alkalmazol.

Ezen felül a felhő alapú megoldásoknál a szolgáltatók a teljes üzemeltetést ellátják, neked csak egy megfelelő informatikai eszközre van szükséged, amivel az internetre tudsz csatlakozni.
 

22. Mobil alkalmazás


Az okos telefonok és tabletek elterjedésével igényként merülhet fel nálad, hogy ezekről az eszközökről is elérhető legyen a számlázó programod.

Lehet, hogy útközben, az ügyfelednél a megállapodás után szeretnél kiállítani egy számlát. Megtekinteni egy megbeszélés közben, hogy milyen számláid kerültek kifizetésre, stb.

Erre általában kétféle módon van lehetőséged. Az egyik, hogy valamilyen külön alkalmazást fejlesztett hozzá a cég, amit le tudsz tölteni a tabletedre, vagy okos telefonodra.

A másik lehetőség, hogy  számlázó program a böngészőből érhető el. Ezek a megoldások általában platform függetlenek, így a legtöbb „modern” eszközről és böngészőből elérhetőek. (Az elmúlt 2-3 évben megjelent eszközökön, és kiadott böngésző verziókon általában futnak).

Ha fontos szempont számodra, akkor döntés előtt mindenképp próbáld ki az eszközödről is a számlázó programot.
 

Számlázás külföldi országokba




Ha külföldi országokba számlázol, akkor érdemes megfontolni a további funkciók meglétét a szoftverben.

A számla kibocsátás alapvető szabályairól további tájékoztatást kaphatsz a NAV által kiadott "A számla, nyugta kibocsátásának alapvető szabályai 2016." tájékoztató füzetből.
 

23. Több devizanem kezelése


Amennyiben külföldi partnereknek is szeretnél számlázni, elengedhetetlen, hogy a szoftver kezelni tudjon több devizanemet.

Emellett nagyon hasznos funkció, ha a szoftver rendelkezik adatkapcsolattal az MNB-vel, mert így a rendszer le tudja onnan kérni a friss deviza árfolyamokat és nem neked kell minden alkalommal kikeresni és berögzíteni ezeket.

Ez nem csak gyorsabb, de a hibázás lehetősége is lecsökken. 

24. Fordított ÁFA kulcs kezelése


A devizanemek kezelése mellett, egy másik nagyon fontos funkció külföldi partnerek esetén, a fordított ÁFA kulcs kezelése. Sok esetben enélkül nem fogsz tudni számlázni külföldiek számára.
 

25. Számla nyelve


A devizanemek és a fordított ÁFA kezelés mellett a számla nyelve még egy nagyon fontos szempont. Minimum igényként elvárható az angol nyelvű számla kiállítása, de sokkal jobb, ha az adott partner nyelvén tudod kiállítani a számlát.

A nem magyarul kiállított számlák esetén azzal viszont számolni kell, hogy a NAV kérheti a számlák fordítását. (Német, angol és franca nyelv esetén ez nem jellemző).
 

Számla design



Egy fontos szempont lehet, hogy milyen megjelenésű a számlád, amit ki tudsz állítani a számlázó programból.

A jogszabályok főleg a számla tartalmi megjelenésére vonatkoznak, így a formai megjelenésben sok szempontból szabad kezet kapsz. Ezáltal a számla megjelenését a céged arculatára tudod szabni, elhelyezheted rajta céged logóját. Ezzel is növelni tudod a professzionális megjelenésed az ügyfeled szemében.

A számla designnal kapcsolatosan érdemes elolvasod Szlafkai Éva kreatív cikkét a számlák designjával kapcsolatosan. A cikkben, és a benne lévő linken is találsz további ötleteket szép megjelenésű számlákkal kapcsolatosan.
 

26. Céges logó hozzáadás


Az egyik legegyszerűbb és legalapvetőbb design elem a céged logója lehet a számlán. Minden ügyfeled számára egyértelműen látható, hogy ez a számla tőled érkezett, és egy elegáns céges logó szebbé teszi a számlád megjelenését.
 

27. Egyedi szöveg elhelyezés a számlán


Egyedi szöveg elhelyezése a számlán elsősorban marketing célokból lehet hasznos. Lehetőséget biztosít neked, hogy marketing üzenetet helyezz el a számlán, például akciókra / termék ajánlásokra vonatkozóan.
 

28. Számla sablonok


Hasznos, ha a szoftver tartalmaz már előre összeállított számla sablonokat. Így azonnal tudsz szépen kinéző számlákat készíteni, vagy ha lehetőség van rá, akkor kisebb igazításokkal egyéni ízlésednek megfelelően variálni őket.

Általánosságban elmondhatjuk, hogy 5-10 db egyedi megjelenésű számla designból már sokan megtalálják a nekik megfelelő kinézetet.
 

29. Egyedi számla design


Amennyiben lehetőség van egyedi számla design-ra, akkor a saját ízlésednek és a céged megjelenésének megfelelő, egyedi megjelenésű számlát tudsz készíteni.

Amennyiben számla sablonok közül is tudsz választani, akkor még könnyebb a helyzeted, mert elég csak kisebb-nagyobb mértékben módosítani a meglévő számla sablonokat ahhoz, hogy egy szép és egyedi megjelenésű számlát tudj küldeni az ügyfeleidnek.
 

Biztonság




Egy nagyon fontos szempont a számlázó program választásakor, hogy milyen biztonságban vannak az adataid. Ez elsősorban a felhő / online elérhető szoftverek vonalán szokott felmerülni. A telepített alkalmazások esetén kevésbé gondolnak az emberek az adataik biztonságára.

Általánosságban egyik megoldásról sem lehet kijelenteni, hogy biztonságosabb, mint a másik.

A felhő alapú megoldások esetén nem nálad vannak az adataid, ami sok embernek jelenthet kellemetlen érzést. Viszont érdemes mellette azt is figyelembe venni, hogy a közepes és nagyobb vállalatok olyan szakembereket és biztonság technológia megoldásokat tudnak alkalmazni, amit az átlag kis és közép vállalatok nem engedhetnek meg.

Náluk ezek a költségek nem 5-10-20 felhasználó között oszlanak meg, hanem sokszor 1.000 vagy akár 10.000 fős felhasználói létszámra vonatkoznak.

Emellett érdemes azon is elgondolkozni, hogy az iparági statisztikák szerint az adatlopások több, mint 2/3-ban egy belső munkatárs is közreműködik szándékosan vagy figyelmetlenségből. A Digital Guardian és a The HT Group is írt ebben a témában 1-1 cikket.

 

30. Jogszabályi megfelelés


Alapvető elvárás egy számlázó programmal szemben, hogy megfeleljen a jogszabályoknak. Mind a kiállított számla a 23/2014 (VI.30) NGM rendeletnek, mind az egyéb, a számlázó programokkal szemben támasztott előírásnak, mint például a 2016. január 1.-től előírt „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” előírásnak.

Amennyiben ezeknek nem felel meg a kiválasztott számlázó program, akkor semmiképp se válasszad.

Emellett érdemes megvizsgálni azt is, hogy későbbiekben is nyújt-e jogszabály követést a számlázó szoftver (és ez milyen költségekkel jár neked).
 

31. Titkosított adatküldés


Amennyiben egy távoli szerveren vannak tárolva az adataid, fontos, hogy ezek titkosítva kerüljenek elküldésre, és így hackerek ne tudják ellopni az adataidat.

Erről te is pillanatok alatt meg tudsz győződni, elég megnézni a böngésződben, hogy az oldal címe https-el vagy http-vel kezdődik-e. Amennyiben https-el kezdődik, akkor megnyugodhatsz, hogy adataid titkosítva kerülnek elküldésre, ha http-vel, akkor érdemes óvatosnak lenni.
 

32. Szerverek


A szerverek elhelyezése is egy nagyon fontos szempont a biztonság megítélésekor, függetlenül, hogy ezek saját vagy a szolgáltató szerverei.

Ma már elvárható a biztonság szempontjából, hogy a szerverek olyan szerver parkban legyenek, ahol megoldott a 24*7 órás védelem, automatikus tűzoltás, szünetmentes áramellátás.

A választott megoldásunk jó, ha megfelel annak az előírásnak is, hogy a szerverek 2 különböző helyszínen vannak (földrajzilag 260 km-es távolságra), és az adatok tükrözve vannak. Azaz, ha bármelyik szerver leáll az egyik helyen, a másikban lévő szerverekről továbbra is zavartalanul folytathatod a munkádat.
 

33. ISO minősítések


Online számlázó programok esetén (illetve bármilyen megoldás esetén) jót jelent a biztonságra vonatkozóan, ha a rendszer az alábbi 2 ISO minősítéssel rendelkezik:

Ezen két minősítés igazolja, hogy a vállalkozás képes nyújtani neked az elvárt információ biztonsági szintet – a szolgáltatások folyamatos rendelkezésre állását, teljes körű adatbiztonságot.
 

34. Kié az adat?


Elsőre talán furcsa kérdés, de mindenképp fontos tisztázni, hogy kié az adatod. (Elég csak a Facebook-ra gondolni).
Olyan számlázó programot válassz, ahol garantálják, hogy az adataid azok a Tiéd. (Legyen benne az ÁSZF-ben)
 

35. Biztonsági másolat


Az adataidról folyamatosan készüljön biztonsági másolat. A legjobb esetben ezek folyamatosan történnek egy vagy több másik szerverre. Így probléma esetén mindig lesz egy friss mentés az adataidról.
 

36. Kipróbálási lehetőség


Csak olyan számlázó programot válassz, amit előtte lehetőséged van kipróbálni. Az összes komolyabb szoftver forgalmazó lehetőséget kínál valamilyen formában a számlázó program kipróbálására.

Lehet ez egy próbahónap, demo verzió, valamilyen próba csomag. Általában egy 30 napos díjmentes próba elvárható ebben az esetben.

Ezáltal lehetőséged van kipróbálni a szoftvert, rendelkezik-e a neked szükséges funkciókkal, egyszerű-e a használata.
Rajtad kívül érdemes 1-2 olyan munkatársnak is kipróbálnia, akik napi szinten használni fogják.
 

37. Mennyire megbízható a vállalkozás akié a rendszer


A vállalkozás megbízhatósága is egy fontos szempont lehet a választáskor. Pár alapadat megvizsgálásával többé-kevésbé kaphatsz egy általános képet a vállalkozás jelenlegi helyzetéről.

Érdemes olyan céget választani, aki 3-5 éve már a piacon van, nem veszteséges és a saját tőkéje eléri a 20 M Ft-ot. A cég legfontosabb adatait a beszámolójában tudod ellenőrizni az Igazságügyi Minisztérium ingyenesen használható adatbázisában. 

Ez természetesen nem jelent garanciát a jövőre nézve, de mindenképp jobb kilátások, mint egy pár hónapja 1-2 millió Ft-ból megalapított cég esetén. Vagy ha a cég folyamatosan veszteséges volt az elmúlt években.

38. Garantált rendelkezésre állás


A garantált rendelkezésre állás azt jelenti, hogy egy adott időszakban hány százalékban garantálja a szolgáltató, hogy elérhető lesz a szoftvere.

Ezt helyben telepített megoldások esetén is mérlegelni kell, mert ott is biztosítania kell valakinek, hogy működjön az informatika, használható legyen a számlázó programod.

100%-os rendelkezésre állás nem létezik semmilyen megoldásban. 95%-98% rendelkezésre állás az esetek többségében már kielégítő lehet.

Összehasonlításképp a világ 2 legnagyobb szerver szolgáltatója – és ez csak a szerverekre vonatkozik – garantált rendelkezésre állása: Microsoft Azure szever 99.9% -  Amazon szerverek 99.95%.
 

39. Adatok exportálása


Külső szolgáltató esetén sok ember számára megnyugtató lehet, ha lehetősége van az adatait exportálni. Így a legfontosabb adataidról bármikor tudsz „biztonsági másolatot” készíteni.

Általában Excel-ben vagy valamilyen más elfogadott adat struktúrában szokták biztosítani a szoftverek az exportálást.
 

Kimutatások / jelentések




Már egy számlázó szoftver esetén is fontos döntési szempont, hogy milyen kimutatásokat tudsz készíteni.

Mivel a számlázó programodban benne vannak a legfontosabb partner adatok és bevételi adataid, ezért fontos következtetéseket tudsz levonni belőlük a céged, üzleted működésére.

Emiatt nagy hiba lenne ezt kiaknázatlanul hagyni, vagy külön kézzel csinálni ilyen típusú kimutatásokat, ha pár kattintással megvalósítható.
 

40. Kimutatások


Fontos, hogy legyen lehetőséged kimutatások készítésére, ahol áttekintheted a legfontosabb pénzügyi adataidat, például cash-flow kimutatás.

Ha valamilyen „szám” kimutatást megtekinthetsz, az már sok esetben megfelelő, de ha ezt valamilyen vizuális módon tudod megtenni, pl. grafikonok formájában, az még jobb.
 

41. Előre összeállított kimutatások


Az értékelés szempontjából egy hasznos funkció, ha már vannak előre összeállított kimutatások/nézetek. Így neked nem kell külön erre is időt fordítanod.

Legalább az 5-10 legfontosabb kimutatás legyen elérhető előre összeállított nézet formájában, azok, amiket a legtöbbször használni fogsz. 

42. PDF vagy exportálható kimutatások


Fontos funkció lehet, hogy ezeket a kimutatásokat tudod-e exportálni későbbi felhasználásra. Így később fel tudod őket használni további elemzésekre, vagy például jelentések megírásához.
 

Segítség és support




A választáskor sokszor figyelmen kívül hagyott szempont, de érdemes nagyon alaposan megfontolni ezt is. Gondold végig, hogy ennek hiányában hova – kihez tudsz fordulni, ha valamivel elakadsz, kérdésed van.

43. Tudásbázis


Ha valamikor elakadsz a számlázó program használatával, az egyik praktikus megoldás, a rendszer „tudásbázisához” fordulni. Erre többféle megoldást is található a piacon, és személy függő, hogy kinek mi a legmegfelelőbb. Ezek közül a leggyakoribbak:

  • Mező szintű súgó: A rendszerben a mezőkhöz tartozik egy súgó, ahol megtekintheted, hogy egy-egy funkció mire szolgál.

  • Felhasználói kézikönyv: A klasszikus formája a szoftver használat leírásának. Ez lehet akár egy PDF, HTML-el alapú vagy akár belső felületen elérhető leírás is

  • Oktató videók: Egy másik egyre elterjedtebb formája a rendszer használatát segítő oktató videók, ahol videón bemutatva tekintheted meg a rendszer használatát.

  • GYIK: Sok esetben lehet találni egy „GYIK” (Gyakran Ismételt Kérdések) oldalt, ahol a legfontosabb kérdéseidre kaphatsz választ.
 

44. Ügyfélszolgálat


A másik fontos forrása a segítségnyújtásodnak, a cég által nyújtott ügyfélszolgálat. A legkézenfekvőbb a telefonos ügyfélszolgálat, de általában ez a legdrágább is, mivel ennek a biztosítása kerül a legtöbbe a cégeknek.
Választáskor érdemes megvizsgálni, hogy kérdés esetén milyen minőségű választ kapsz, és milyen gyors a válaszadás.

  • Email: Email-en keresztül tudod feltenni a kérdéseidet, és azon keresztül kapsz választ.

  • Ticket rendszer: Ez szinte mindenben megegyezik az email-es ügyfélszolgálattal, itt csak annyi a különbség, hogy nem egy email-t küldesz, hanem általában a rendszeren belül, egy űrlapon keresztül küldöd el a kérdéseidet.

  • Telefonos: Ez a legkényelmesebb módja az ügyfélszolgálat elérésének, viszont általában ez a legköltségesebb is.
 

Konklúzió


A számlázó program választásakor rengeteg dolgot figyelembe tudsz venni, ezért érdemes kiválasztani a számodra legfontosabb szempontokat.

A fentiekben a célom az volt, hogy írjak egy minél részletesebb listát, amiben mindenki megtalálhatja a számára fontos szempontokat. Viszont amikor összehasonlítod a számlázókat, vagy döntést hozol, akkor azokra fókuszálj, amik neked számítanak. A többit nyugodtan hagyd figyelmen kívül.

Ha nincs külföldi ügyfeled, és nem is tervezed, hogy lesz, akkor hagyd ki az egész „számlázás külföldi országokba” részt.
Ha megfelelő a mindenki által használt számla kinézet, akkor hagyd ki a teljes „számla design” részt, vagy ha csak annyit szeretnél, hogy a céges logód rákerüljön a számlára, akkor csak ezt az egy szempontot vedd figyelembe ebből a részből.

Remélem sikerül megtalálnod a számodra megfelelő számlázó programot.

Te milyen szempontok alapján választasz számlázó programot? Írd meg kommentként.


Megjegyzés Hozzáfűzése

Loading