10xOne - Üzleti, szakmai blog

Vállalatvezetés forradalmian jobban - ERP, CRM, munkafolyamat-kezelés, projektvezetés,
feladatkezelés, dokumentum kezelés és még több

6 dolog, amit eddig nem tudtál az e-számláról

m

6 dolog, amit eddig nem tudtál az e-számláról

Biztosan sokan hallottátok már azt a szót, hogy e-számla vagy elektronikus számla. Első hallásra kicsit földöntúlinak tűnik, pedig egy kicsit sem az.
Ebben a cikkben leleplezzük ezt a teljesen egyszerűen és rugalmasan használható számlatípust, amivel sok előnyben részesítheted magad és a cégedet is.

Mi az e-számla?

Az e-számla a NAV előírásainak 100%-ban megfelelt elektronikusan kiállított dokumentum. Az e-számla nem nyomtatott, azaz papír alapú számla, hanem elektronikus, amely egy eredeti példányban készül és ez alapján sokszorosítható és elektronikus úton továbbítható.
Az EU pár évvel ezelőtt fontos célként határozta meg az e-számla tömeges elterjedését, mert a céljuk, hogy 2020-ig ez legyen a fő számlázási mód.
E-számla előnyei

Az elektronikus számlázás, azaz e- számla számtalan előnnyel jár

1. Egyszerűen kezelheted

Egyszerű, jól áttekinthető, nem bonyolult a használata és nagyon gyors vele a számlázás. Az e-számlát az elkészítés után pár perc alatt továbbíthatod is, így már a számla kiállításának napján a vevődhöz kerül a számla. Így sokkal könnyebben ütemezheted a kifizetéseket.

2. Gyorsan feladhatod

E-számla használatával időt spórolsz meg, nem kell felesleges köröket tenned a postára, ami minden cégnél külön tervezést igényel, mikorra szorítsd be ezt a feladatot a mindennapi teendők közé. Az e-számlával elkerülöd a postára járást és nem kell több időt pazarolni a sorbanállással.

3. Olcsó, pénzt spórolsz meg vele

Az elektronikus számlával sok költséget spórolhatsz meg.
A Piac és Profit oldalán megjelent cikk számítása alapján, éves szinten,
akár 75-80%-os megtakarítást is elérhetsz,
ha átváltasz e-számlára.
Az ingatlan.com például
havi 300.000 Ft-ot spórolt meg
az e-számlára való áttéréssel, havi 5-6000 számla kiállításánál.
Megspórolhatod a papír költségét, mert ebben az esetben nem kell kinyomtatni a számlát nem kell, borítékra költeni, amibe beletennéd a számláidat.
Egy levél feladása postaköltséggel is jár. Ami abban az esetben ha azt szeretnéd hogy ténylegesen megkapja a címzett a levelet, elég mélyen a zsebedbe kell nyúlni. A tértivevényes, ajánlott (könyvelt) hivatalos irat a jogosult átvevőnek kézbesíthető. Így egy számlánál ajánlatos így feladni, maradjon nyoma a feladásnak.

4. Nem kell bajlódnod a számlák tárolásával

Mivel az e-számlát nem kell kinyomtatnod ,így nem kell a papírok tárolásával sem bajlódnod, a számlák online felületen bármikor megtekinthetőek, és ugyan itt tudod tárolni is őket.
Ha mégis ki szeretnéd nyomtatni az e-számládat:
Az e-számlát ki is nyomtathatod, ha szeretnéd, mert pl. a könyvelődnek így adod át. De ez csak olyan, mintha a papír alapú számlát fénymásolnád le. Emiatt fontos, hogy mellette elektronikus formában is meg kell őrizned, mert az e-számlát a NAV csak elektronikus formában fogadja el egy ellenőrzés folyamán.

5. Környezetbarát

Zöldnek lenni mostanában nagyon fontos és nagyon jó dolog! Trendi és divatos és nem mellesleg egy modern környezettudatos gondolkodásra utal.
De a trendiség mellett a természet védelméhez is hozzájárulsz ezzel a számlatípussal, így teljesen papírmentessé teheted az irodádat.
Tudtad, hogy kb. 2500 papír alapú számla előállításához kell kivágni egy fát?
Az EU becslése alapján, a papírfogyasztás és a szállítással kapcsolatos energiaköltségek csökkentésével évente 1 millió tonnával tudná csökkenteni az EU a széndioxid kibocsájtást az e-számlára történő átállással.
Ezt a káros anyagot kb. 6 Budapest méretű erdő tudja elnyelni 1 év alatt.

6. Kedveskedj a könyvelőknek, mert ezt ők is jobban szeretik

Nagy segítség a könyvelőddel való együttműködésben:
Ha adsz neki belépési, azaz olvasási jogot a fiókodba, akkor ő is bárhonnan ráláthat a számláidra. Így nem kell minden hónapban elvinned a könyvelődhöz az eddig összegyűjtött számlákat. És nem kell bajlódni a számlád tételes listázásával, mit is vittél már át vagy mi maradt le.

Következtetés:

Az e-számla használata rugalmas, és könnyen kezelhető, és ma is sokkal több előnnyel jár, mint a hagyományos papír számla.
Szeretnél egyszerűbben és olcsóbban számlázni?
Akkor tegyél egy próbát az e-számlával!
Ha valamilyen kérdésed van az e-számlával kapcsolatosan, akkor írd meg kommentben!

Iratkozz fel hírlevelünkre!

E-számla használata - számlázz mostantól olcsóbban és egyszerűbben

E-számla használata - számlázz mostantól olcsóbban és egyszerűbben

E-számla használata - számlázz mostantól olcsóbban és egyszerűbben



Cikkünkben az e-számlát fogjuk bemutatni. Milyen előnyei vannak, és milyen kötelezettséggel kell számolnod, mind kiállítóként, mind befogadóként. 
Az e-számla kiállításának több előnye van a hagyományos papír alapú számlához képest, nem csak kényelmesebb, gyorsabb, hanem olcsóbb is.

Mi az e-számla?


Elektronikus úton előállított és küldött számviteli bizonylat (e-számla). Az eltérés a papír alapú számlához képest, hogy ezen szerepel  egy digitális aláírás és időpecsét. Egyéb tekintetben mindenben megegyezik a normál papír alapú számlával, a könyvelése ugyan úgy történik. 
Azaz a fő eltérés, hogy a papír alapú számlát papír alapon kell kiállítanod, befogadnod. Az e-számlát csak elektronikusan tudod kiállítani és befogadni (majd tárolni).
Az e-számla csak elektronikus formában tekinthető adóügyi bizonylatnak, így nincs értelme kinyomtatnod.

Miért éri meg neked az e-számla használata?



Az e-számla használatának több előnye is van a papír alapú számlához képest. 
Az egyik előnye, hogy olcsóbb mint a normál számla. Általában van egy előállítási (hitelesítési díja), ami általában 10 - 60 Ft között van. 
Ehhez képest, a papír alapú számla költsége, akár a 600 Ft-ot is elérheti. Ebben az esetben számolnod kell a nyomtatás költségével (papír, nyomtatás), az adminisztráció, postázás (plusz költség az ajánlott,  tértivevényes feladás). 
E mellett befogadóként is többletköltséget jelent neked, fel kell dolgoznod, scannelned, tárolnod.
Az e-számlát a lehető leggyorsabban el tudod juttatni az ügyfeledhez. Amíg egy papír alapú számla esetén el kell menned a postára és feladni, majd a feladástól függően 1-3 nap amíg megérkezik az ügyfeledhez. Ezzel szemben az e-számlát másodpercek alatt el tudod küldeni email-ben.
Mai világban minden a környezettudatosságról szól, elektromos autó, szelektív hulladékgyűjtés, újrahasznosítás. Ha e-számlát használsz, akkor véded a természetet is, mivel nem nyomtatsz feleslegesen papírt. 
A fentiek mellett sokkal kényelmesebb is, mert bárhonnan elküldheted email-ben, utazás és sorbanállás nélkül. 

Milyen költséggel kell számolnod az e-számla és a normál számla esetén?



Ha a vállalkozásod havonta 100 db  számlát állít ki, akkor átlagos költséggekkel számolva, ez az alábbi módon néz ki: 

E-számla: 20 Ft-os e-számla árral számolva, a 100 db e-számla költsége 2.200 Ft. 

Normál számla: A Posta hivatalos kalkulátorát használva, 585 Ft-ra jön ki egy számla ügyfeledhez történő eljuttatása, ami egy hónapra 58.500 Ft. (A kalkulációkor szabvány 30g alatti levéllel számoltunk, ami ajánlottan és tértivevényesen lett feladva). 
Ha sima levélként küldöd, akkor is 115 Ft a postázás költsége, azaz 100 levél esetén 11.500 Ft.
(A fentiekben postára járás idő igényét, és egyéb járulékos költségeket, mint például a papír, nyomtatás, stb. figyelembe se vettük)

A két számla előállítása és az ügyfeledhez való eljuttatásának költsége közötti árkülönbség magáért beszél. 

Kötelezettségeid az e-számla kiállításakor és befogadásakor



Egy 2015-ös EU-s jogharmonizáció miatt megfelelnek a digitális aláírás és időpecsét nélkül kiállított e-számlák is a jogszabályoknak. 
Viszont a befogadó cégnek az e-számlát elektronikus dokumentumként kell tárolnia, ezért arra egy külön jogszabály is vonatkozik rá, a "114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet” a digitális archiválás szabályairól.
Ez a jogszabály előírja, hogy az elektronikus dokumentum tárolásakor az időpecsét kötelező. 
Azaz egyrészt kiállítani ki lehet szabályosan az e-számlát időpecsét nélkül, de a befogadó nem tárolhatja nélküle. 
Ezen felül az ÁFA törvény értelmében a vevőtől engedélyt kell kérni, hogy e-számlát küldhess neki. A vevődtől többféle módon is kérhetsz engedélyt. Ez lehet szóban, írásban, tartalmazhatja az ÁSZF-ed, de akár csak simán el is küldheted neki, mert az ÁFA törvény nem tartalmaz szankciót az írásos hozzájárulásra. Viszont ha az ügyfeled kifogásolja ezt, akkor el kell küldened neki normális papír alapú számlaként. 
Befogadóként neked elektronikusan kell tárolnod, és a NAV-nak kérésre fájl formátumban kell átadnod. 
Az e-számla kiállításához nem kell semmilyen külön engedélyt kérned, ha a számlázó programod bejelented a NAV-nak és az ki tud állítani a jogszabálynak megfelelő e-számlát, akkor neked más dolgod nincs. A vevőddel kell csak megállapodnod erről, de a jogszabályok ezt a részt nagyon rugalmasan kezelik. 
Egy időszakban használhatsz egyszerre e-számlát és papír alapú számlát is, és nem kötelező hozzá külön számlasorszám-tartományt biztosítani.
Az e-számlát ugyan annyi ideig kell megőrizned mint a papír alapú számlát, kiállítóként és befogadóként is. 

Mikortól használd / kiknek ajánljuk?


Ha a számlázó programod már most is alkalmas e-számla kiállítására, akkor mindenképp érdemes megfontolnod, hogy áttérsz a használatára, mert olcsóbb és kényelmesebb is a használata. 
Ha a jelenlegi számlázó programod nem tud kiállítani e-számlát, akkor pedig egy másik számlázó programra való átállás költségét és idejét kell mérlegelni, az e-számla által nyújtott megtakarításhoz képest.

Konklúzió


Az e-számla használata Magyarországon még mindig kicsit rugalmatlanabb, mint más EU-s országokban, de már ma is sokkal több előnnyel jár, mint a hagyományos papír számla. 
Megfelelő szolgáltatót választva nagyon olcsón, és könnyen tudunk e-számlát kiállítani. Sok szolgáltató biztosítja számodra az e-számlák hitelesítését, időbéllyeggel való ellátását, és tárolását egy minimális díjért cserébe. Így neked nem jár semmilyen plusz kötelezettséggel a kiállítása egy normál számlához képest. 
Sok szolgáltató pedig lehetőséget biztosít a dokumentumok tárolására is, így befogadóként is könnyen meg tudod oldani a kapott e-számlák archiválását.

Te használsz e-számlát? 
Írd meg kommentben, hogy ha igen, akkor miért szereted, ha nem, akkor pedig miért nem használsz!