10xOne - Üzleti, szakmai blog

Vállalatvezetés forradalmian jobban - ERP, CRM, munkafolyamat-kezelés, projektvezetés,
feladatkezelés, dokumentum kezelés és még több

Hogyan Kövesd Nyomon az E-számlád Kifizetését! [Képes útmutató]

Tudtad, hogy az e-számlák kifizetését is nyomon tudod követni az “INV - számlázás egyszerűen” számlázó programmal? Hány nap van / telt el a fizetési határidőből ...

Hogyan Kövesd Nyomon az E-számlád Kifizetését? [Képes Útmutató]

Elektronikus számla állapotai és státuszai
Miután kiállítottad és elküldted az ügyfeled számára az e-számlát, egy hasznos funkciója a számlázó programnak, hogy nyomon tudod követni az elektronikus számláid kifizetését.
Minden számládnak van egy számla állapota és egy számla státusza. Ezek abban segítenek, hogy mindig napra kész legyél, hogy hol tartanak a számlád kifizetései.
Így tudod mikor kell emlékeztetned az ügyfeled, hogy nem fizette még ki a számládat. Mikor kell fizetési felszólítást küldened neki. Ezek mind segítenek, hogy hamarabb kifizessék a számláidat, és fenn tudjál tartani egy egészséges cash-flow-t a céged számára.

Számla állapot

E-számla állapotai
A számla állapot folyamatosan kijelzi, hogy hány nap van még hátra / telt el a fizetési határidőhöz képest.
Az e-számláidnak 4 fő állapotát jelzi a rendszer:

Vázlat

A vázlat állapotú számláid azok, amik még nincsenek lezárva. (Ezek számvitelileg még nem számlák).

Kiegyenlítetlen számlák

A kiegyenlítetlen számlák sárga színnel vannak jelölve, és megtekintheted, hogy hány nap van még hátra a fizetési határidőből.

Lejárt számlák

A lejárt számlák piros színnel vannak jelölve, és jelzik, hogy hány napja járt le a fizetési határidő.
Ahogy a fizetési határidő letelik, a kiegyenlítetlen e-számláid automatikusan válnak lejárt elektronikus számlákká.

Kifizetett számlák

A kifizetett számláid zöld színnel vannak jelezve.
Amikor egy e-számládat kiegyenlíted, az automatikusan kifizetett állapotúvá válik.

Szűrés a számlák állapotára

E-számla állapot szűrő
A bal oldali szűrővel könnyen tudsz szűrni a számlák állapotára
  • Nem kiegyenlített: Azokat a számlákat látod itt, amik még nem kerültek kiegyenlítésre
  • Részben kiegyenlített: Itt azokat a számlákat tekintheted meg, amik csak részben kerültek kiegyenlítésre
  • Kiegyenlített: Itt a már kiegyenlített elektronikus számlákat tekintheted meg
  • Lejárt számlák: Azokat a e-számlákat nézheted meg, amiknél már lejárt a fizetési határidő

Számla státusz

Elektronikus számla státusza
A számla státusz segítségével a számlához kapcsolódó további dolgokat tudsz nyomon követni. Például átvették, vagy kiállítottál egy felszólító levelet.
Az elektronikus számláidnak 8 státusza lehet:
  1. Sztornó
  2. Vázlat
  3. Lezárt
  4. Elküldve
  5. Átvéve
  6. Felszólító 1
  7. Felszólító 2
  8. Fizetve

Sztornó

Amikor sztornózol egy számlát, akkor a sztornózott számla és a sztornó számla is ebbe a státuszba kerül automatikusan.

Vázlat

A még le nem zárt, szerkeszthető számlák a vázlat státuszúak. Amikor csak elmentesz egy elektronikus számlát, akkor az automatikusan a vázlat státuszba kerül.

Lezárt

Ezek a lezárt számlák. Minden e-számla a lezárást követően, automatikusan megkapja ezt a státuszt.

Elküldve

Ez a státusz jelzi, hogy el lett küldve az e-számla az ügyfelednek. Ezt a státuszt kézzel kell állítanod.

Átvéve

Átvéve státusszal nyomon tudod követni, hogy az ügyfeled megkapta-e az elektronikus számládat. Ez a státusz is kézzel állítható.

Felszólító 1 - 2

Ezzel számla státusszal tudod nyomon követni, hogy küldtél-e felszólító levelet az ügyfelednek.
Külön tudod jelölni, hogy az első vagy a második felszólító levelet küldted-e már ki.
Ezt a státuszt is kézzel kell beállítanod, viszont felszólító levelet tudsz a rendszerből is kiállítani.

Fizetve

A fizetve státuszt a rendszer automatikusan beállítja, miután az elektronikus számla kiegyenlítésre került. (Kiegyenlítést kézzel kell rögzíteni).

Státuszok állítása

A számla státuszok egyik része automatikusan kerül beállításra. A másik részét kézzel kell beállítanod.
E-számla nézet váltás
A státuszokat a kártyás nézetben, a nevére kattintva tudod léptetni kézzel.
  • Sztornó: A számla sztornózáskor automatikusan kerül beállításra
  • Vázlat: Számla mentésekor automatikusan kerül beállításra
  • Lezárt: Az elektronikus számla lezárásakor automatikusan kerül beállításra
  • Elküldve: Kézzel kell léptetni a státuszt
  • Átvéve: Kézzel kell léptetni a státuszt
  • Felszólító 1 / 2: Kézzel kell léptetni a státuszt
  • Fizetve: E-számlád kiegyenlítése után automatikusan kerül beállításra

Szűrés számla státuszokra

Elektronikus számla státusz szűrés
A számla státuszokra egy külön szűrő van, ezekkel a konkrét státuszokra tudsz rászűrni.

Konklúzió

A számla státusszal és állapottal pontosan nyomon tudod követni, hogy hol tart a számlád a kifizetésben.
A számla állapot megmutatja, hogy hány napja van még az ügyfelednek kifizetni az e-számlát, vagy hány napja késik az elektronikus számlád kifizetésével.
A számla státusszal pedig nyomon tudod követni, hogy kiküldted-e a számlát, átvette-e az ügyfeled, illetve kellett-e már felszólító levelet küldeni neki.
Ha kérdésed merül fel a számla állapotokkal vagy számla státuszokkal kapcsolatosan, akkor írd meg kommentként, és megválaszolom

Iratkozz fel hírlevelünkre!

E-számla Készítés Számlázó Programmal - lépésről lépésre [Képes Útmutató]

E-számla készítés az INV - számlázás egyszerűen számlázó programmal. Bemutatom hogyan tudod elkészíteni az elektronikus számlát, és elküldeni e-mailben.

Elektronikus Számla Készítése Számlázó Programmal Lépésről Lépésre [Képes Útmutató]

Minta e-számla
E-számla készítése nagyon egyszerű az "INV - számlázz egyszerűen" számlázó programmal.
Ebben az útmutatóban lépésről lépésre bemutatom hogyan tudsz pillanatok alatt kiállítani egy elektronikus számlát, és utána elküldeni az ügyfelednek

1. Lépés: Számla készítés

E-számla készítés
Az e-számla készítéshez először válaszd a “Kezdőlap”-on a “Számla készítés”-t.

2. Lépés: Vevői e-számla kiállítása

Vevői e-számla kiállítása
Kezdj el kiállítani egy vevői számlát az “Új vevői számlára” kattintva.

1. Vevő adatainak a megadása

Vevő adatainak a megadása
A számlád kiállításához először add meg a vevőd nevét.
A rögzítéskor lehetőséged van kiválasztani a listából egy már korábban rögzített vevőt.
Mellette lehetőséged van itt közvetlenül is rögzíteni egy új partnert. Ehhez írd be a vevőd nevét, és amikor a számlát lezárod, akkor a megadott vevő is mentésre kerül a vevőid közé.
A vevő megadása után válaszd ki vagy írd be kézzel a címét a vevődnek. Ez ugyan úgy működik mint a vevő megadása. Vagy kiválasztod a listából, vagy kézzel rögzítesz egy új címet, ami mentésre kerül a számla lezárásakor.

2. E-számla adatainak a megadása

E-számla alapadatainak a megadása
A következő lépésben állítsd be a számlád alapadatait. Válaszd ki milyen fizetési módot szeretnél használni (ez alapján a rendszer a fizetési határidőt is automatikusan beállítja).
Válaszd ki melyik bankszámládat szeretnéd feltüntetni a számlán.
Végül ha szükséges, akkor tudod módosítani a teljesítés dátumát / számla kiállítás dátumát is.

3. Tételek rögzítése

Új tétel hozzáadása elektronikus számlához
A számla tételeinek a rögzítéséhez kattints a "csíkra". Utána tudod rögzíteni a tételt.
Tétel rögzítés
Először válaszd ki a cikket, ez lehet termék vagy szolgáltatás is. Ha újat szeretnél felvenni, akkor elég a cikk mezőbe beírnod a nevét, és a számla lezáráskor mentésre kerül, így a következő e-számlád kiállításakor elég lesz csak kiválasztanod.
Utána állítsd be a mennyiséget és a mértékegységet.
A nettó ár kitöltése után, a rendszer kiszámolja a bruttó összeget a beállított ÁFA alapján (az ÁFA értéke kézzel módosítható, ha a lenyíló listából másikat választasz.)
Ha további tételeket szeretnél még az e-számládhoz adni, akkor kattints újra a csíkra, és rögzíts újabb tételeket.
Elektronikus számla végösszegének a megtekintése
Ahogy rögzíted a tételeket a rendszer a számla alján kijelzi a számla összesített összegét, nettó ár, ÁFA, és a bruttó ár bontásban.

4. E-számla lezárása

Számla lezárása
Amikor minden adatot beállítottál, akkor lehetőséged van:
  • Előkép: Lehetőséged van megtekinteni, hogyan fog kinézni a számla.
  • Mentés: A mentés gombbal egy vázlatot hozol létre, amit később még szerkeszthetsz. Vázlat még nem minősül számlának, ezért még szabadon módosíthatod.
  • Lezárás: Ha a lezárás választod, akkor fogod kiállítani ténylegesen az e-számlát. A lezárást követően már hivatalos bizonylat, nem módosíthatsz rajta.
E-számla hitelesítés: időbélyeg és aláírás
A lezárást követően tudod hitelesíteni az e-számlát, hogy rákerüljön az e-aláírás és az időbélyeg.
Lehetőséged van elektronikus deviza számla kiállítására is, vagy, ha korábban küldtél előlegszámlát, akkor azt is felhasználhatod. Amennyiben ez nem érint téged, folytasd az e-számla hitelesítésétől.

5. Árfolyam beállítása

Devizanemek beállítása az elektronikus számlán
Amennyiben Ft-tól eltérő devizában szeretnéd kiállítani az e-számlát, erre is lehetőséged van.
Válaszd ki, hogy milyen legyen a számla deviza neme, és utána ebben a devizában fog rákerülni a számlára.
Lehetőséged van a számla devizanemétől eltérő devizában is rögzítened a tételeket. "Egyéb adatok" alatt tudod beállítani a tétel devizanemét. Amennyiben a tétel és a számla devizaneme eltér, itt meg is tudod tekinteni, hogy milyen MNB deviza átváltási árfolyammal számol a számlázó program.
Ilyenkor, ha a kiválasztott 2 devizának (tétel és számla deviza) van MNB keresztárfolyama, akkor a rendszer automatikusan át is számolja az adott napi árfolyamán.
Számla nyelv választó
A számla nyelv választóval pedig lehetőséged van a számla nyelvét angolra állítani.

Példa

E-számla deviza számla példa
Tegyük fel, laptop-ot árulsz. Rendelnek tőled egy laptopot, ami 200.000 Ft, de egy külföldi partnered rendelte, aki szeretné, ha EUR-ban állítanád ki neki az e-számlát.
Ilyenkor a tétel devizanemét hagyd Ft-on, és a számla devizanemét pedig állítsd EUR-ra. A számlázó program átszámolja az adott nap MNB árfolyamán, hogy hány EUR az ára a 200.000 Ft-os laptopnak.
A rögzítéskor a rendszer alul kijelzi, hogy mennyi lesz az átváltás után a számla devizájában az összeg.

6. Előlegszámla felhasználása

Előlegszámlából e-számla készítés
Amennyiben az ügyletről már állítottál ki előlegszámlát, ezt lehetőséged van felhasználni az e-számla kiállításakor.
Ehhez kattints az “Előleg számlák” fülre, és ott látni fogod az adott ügyfeled számára kiállított, azon előlegszámlákat, melyeket még nem használtál fel végszámlához.
Jelöld be a kívánt tételt, és rákerülnek az e-számládra az előlegszámláról a szükséges tételek.

3. Lépés: E-számla hitelesítése és elküldése e-mailben

3 számla opció
Miután lezártad az e-számládat, a felugró ablakban tudod kérni a számla hitelesítését (rákerül az időbélyeg és az elektronikus aláírás).
Ehhez jelöld be a “Digitális aláírás”-t.
Mellette érdemes bejelölni a “Számla küldés e-mailben”-t, mert így a hitelesítés után, egyből el is tudod küldeni az ügyfelednek az e-számlát.
E-számla e-mailben küldése
A felugró ablakban lehetőséged van módosítani az email szövegén. A számla pedig automatikusan csatolva van az e-mailhez.
Amennyiben az ügyfelednél rögzítettél egy elsődleges kapcsolattartót, és kitöltötted az email címét, akkor a számlázó program ezt az email címet kitölti a címzetthez.
Számla küldő email megtekintése
A küldött email-t később a kártyás nézetben meg tudod tekinteni a számla kártyájához kapcsolva.

4. Lépés: Kiállított e-számla megtekintése

Számla letöltése
Az elektronikus számlát későbbiekben is le tudod tölteni az “Elektronikus számla letöltése” funkcióval.
Így, ha megszeretnéd tekinteni a korábban készített e-számláidat, vagy újra el szeretnéd küldeni e-mailben, akkor ezt is megteheted.

Kérdésed van az e-számla kiállításával kapcsolatban? Írd meg kommentként, és megválaszolom!

Iratkozz fel hírlevelünkre!