10xOne - Üzleti, szakmai blog

Vállalatvezetés forradalmian jobban - ERP, CRM, munkafolyamat-kezelés, projektvezetés,
feladatkezelés, dokumentum kezelés és még több

6 dolog, amit eddig nem tudtál az e-számláról

m

6 dolog, amit eddig nem tudtál az e-számláról

Biztosan sokan hallottátok már azt a szót, hogy e-számla vagy elektronikus számla. Első hallásra kicsit földöntúlinak tűnik, pedig egy kicsit sem az.
Ebben a cikkben leleplezzük ezt a teljesen egyszerűen és rugalmasan használható számlatípust, amivel sok előnyben részesítheted magad és a cégedet is.

Mi az e-számla?

Az e-számla a NAV előírásainak 100%-ban megfelelt elektronikusan kiállított dokumentum. Az e-számla nem nyomtatott, azaz papír alapú számla, hanem elektronikus, amely egy eredeti példányban készül és ez alapján sokszorosítható és elektronikus úton továbbítható.
Az EU pár évvel ezelőtt fontos célként határozta meg az e-számla tömeges elterjedését, mert a céljuk, hogy 2020-ig ez legyen a fő számlázási mód.
E-számla előnyei

Az elektronikus számlázás, azaz e- számla számtalan előnnyel jár

1. Egyszerűen kezelheted

Egyszerű, jól áttekinthető, nem bonyolult a használata és nagyon gyors vele a számlázás. Az e-számlát az elkészítés után pár perc alatt továbbíthatod is, így már a számla kiállításának napján a vevődhöz kerül a számla. Így sokkal könnyebben ütemezheted a kifizetéseket.

2. Gyorsan feladhatod

E-számla használatával időt spórolsz meg, nem kell felesleges köröket tenned a postára, ami minden cégnél külön tervezést igényel, mikorra szorítsd be ezt a feladatot a mindennapi teendők közé. Az e-számlával elkerülöd a postára járást és nem kell több időt pazarolni a sorbanállással.

3. Olcsó, pénzt spórolsz meg vele

Az elektronikus számlával sok költséget spórolhatsz meg.
A Piac és Profit oldalán megjelent cikk számítása alapján, éves szinten,
akár 75-80%-os megtakarítást is elérhetsz,
ha átváltasz e-számlára.
Az ingatlan.com például
havi 300.000 Ft-ot spórolt meg
az e-számlára való áttéréssel, havi 5-6000 számla kiállításánál.
Megspórolhatod a papír költségét, mert ebben az esetben nem kell kinyomtatni a számlát nem kell, borítékra költeni, amibe beletennéd a számláidat.
Egy levél feladása postaköltséggel is jár. Ami abban az esetben ha azt szeretnéd hogy ténylegesen megkapja a címzett a levelet, elég mélyen a zsebedbe kell nyúlni. A tértivevényes, ajánlott (könyvelt) hivatalos irat a jogosult átvevőnek kézbesíthető. Így egy számlánál ajánlatos így feladni, maradjon nyoma a feladásnak.

4. Nem kell bajlódnod a számlák tárolásával

Mivel az e-számlát nem kell kinyomtatnod ,így nem kell a papírok tárolásával sem bajlódnod, a számlák online felületen bármikor megtekinthetőek, és ugyan itt tudod tárolni is őket.
Ha mégis ki szeretnéd nyomtatni az e-számládat:
Az e-számlát ki is nyomtathatod, ha szeretnéd, mert pl. a könyvelődnek így adod át. De ez csak olyan, mintha a papír alapú számlát fénymásolnád le. Emiatt fontos, hogy mellette elektronikus formában is meg kell őrizned, mert az e-számlát a NAV csak elektronikus formában fogadja el egy ellenőrzés folyamán.

5. Környezetbarát

Zöldnek lenni mostanában nagyon fontos és nagyon jó dolog! Trendi és divatos és nem mellesleg egy modern környezettudatos gondolkodásra utal.
De a trendiség mellett a természet védelméhez is hozzájárulsz ezzel a számlatípussal, így teljesen papírmentessé teheted az irodádat.
Tudtad, hogy kb. 2500 papír alapú számla előállításához kell kivágni egy fát?
Az EU becslése alapján, a papírfogyasztás és a szállítással kapcsolatos energiaköltségek csökkentésével évente 1 millió tonnával tudná csökkenteni az EU a széndioxid kibocsájtást az e-számlára történő átállással.
Ezt a káros anyagot kb. 6 Budapest méretű erdő tudja elnyelni 1 év alatt.

6. Kedveskedj a könyvelőknek, mert ezt ők is jobban szeretik

Nagy segítség a könyvelőddel való együttműködésben:
Ha adsz neki belépési, azaz olvasási jogot a fiókodba, akkor ő is bárhonnan ráláthat a számláidra. Így nem kell minden hónapban elvinned a könyvelődhöz az eddig összegyűjtött számlákat. És nem kell bajlódni a számlád tételes listázásával, mit is vittél már át vagy mi maradt le.

Következtetés:

Az e-számla használata rugalmas, és könnyen kezelhető, és ma is sokkal több előnnyel jár, mint a hagyományos papír számla.
Szeretnél egyszerűbben és olcsóbban számlázni?
Akkor tegyél egy próbát az e-számlával!
Ha valamilyen kérdésed van az e-számlával kapcsolatosan, akkor írd meg kommentben!

Iratkozz fel hírlevelünkre!

Mire figyelj a számlázó programod bejelentésekor

Számlázó program bejelentése elengedhetetlen, hogy el tudj kezdeni használni egy számlázó programot. Cikkemben hasznos tanácsokat találsz a számlázó programod bejelentéséhez.

Mire figyelj a számlázó programod bejelentésekor

Biztosan sokunkkal megesett már, hogy kiválasztottuk a számunkra megfelelő számlázó szoftvert, és nem tudtuk mit kell csinálni,  hogyan kell a számlázó programot bejelenteni a NAV-nak.
Amikor elkezdünk egy új számlázó szoftvert használni sokak számára kicsit átláthatatlannak tűnik a NAV felé való bejelentés. Ebben segítek most nektek ezzel a blogcikkel, hogy tudjátok, mit és hogyan kell csinálni.
Ha kiválasztottad a számodra megfelelő számlázó szoftvert, a kipróbálás következik. Nézd meg mennyire egyszerű kezelni, és tartalmazza-e mindazokat a funkciókat amire a vállalkozásodnak szüksége van. Ezek lehetnek alapfunkciók, pl: előlegszámla vagy akár kényelmi funkciók is mondjuk ez e-számla.
Mire figyelj a számlázó programod bejelentése előtt, pár kérdés ami felmerülhet benned..

Megfelel a számlázó programod a legújabb NAV szabályoknak is?

számlázó program bejelentése
Érdemes megnézned a NAV legújabb jogszabályát is, ami 2016. január 1-től hatályos. E szerint minden számlázó programnak rendelkeznie kell egy úgynevezett "adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás" nevű funkcióval.
Ennek a funkciónak a célja, hogy ki tudod exportálni ("kimenteni") a számláid adatait egy fájlba. Ennek a funkciónak egy NAV ellenőrzés során lesz szerepe. Ezentúl az ellenőrzés során nem a kinyomtatott számlákat kell átadnod az ellenőrnek, hanem az ezzel készített fájlt.
Ettől az új funkciótól nem kell megijedned, mert nem jelent közvetlen online kapcsolatot a NAV felé, mint például az online pénztárgépek esetében.
Mellette az ellenőrzés során neked is egyszerűbb a dolgod, mert nem kell előkeresned, könyvelőtől bekérned a számláidat, hanem 1 perc alatt tudod teljesíteni az ellenőrnek ezt a kérését.

Mi minősül számlázó programnak?

Szinte minden olyan program amivel számlát tudsz kiállítani. Ez lehet akár egy nagyobb rendszernek egy funkciója, egy moduláris programnak a modulja, egy letölthető számlázó program vagy egy online számlázó rendszer.
Ha a programodnak van olyan funkciója, ami alkalmas számla kibocsájtására, azt biztosan be kell jelentened.

Mikortól és mennyi időn belül kell a számlázó programodat bejelentened?

számlázó program bejelentési határidő
2014. október 1-től kötelező vagy bejelenteni a számlázó programodat. A kötelezettséged a korábban használt számlázó programod használatból történő kivonására is vonatkozik. Erre 30 nap áll rendelkezésedre.
A bejelentés a használatba vételtől számított 30 napra vonatkozik, azaz ha beszerzed a számlázó programodat, de nem kezded el használni, akkor a használatba vételig nem kell bejelentened.

Mi történik frissítéskor, ez is bejelentési kötelezettséggel jár?

Nem kell!
A NAV az alábbi információt írta a tájékoztatójába:
"A számlázó program frissítése, verzió váltása esetén nem kell bejelenteni, miután ez esetben a használatba vett és már bejelentett program nem – csak annak működése – változik..."

Hogyan tudod a számlázó programodat lecserélni?

Amennyiben meglévő számlázó programodat a jövőben már nem szeretnéd használni, és egy másik számlázó programra szeretnél átállni - független attól, hogy a számlázó program fejlesztője ugyanaz vagy más -, egy űrlapon belül be kell jelenteni a használatba vett és a használatból kivont számlázó programot! 
Azaz a számlázó programod bejelentését és kivonását is egyszerre a bejelentő nyomtatványon tudod megtenni.
Tehát az egyik programról áttérni a másikra nem jelent mást, mint az új program használatát és a régi program használaton kívül helyezését kell bejelentened.

A SZÁMLÁZÓ PROGRAM BEJELENTÉSÉNEK ELMULASZTÁSA

A számlázó program bejelentéséért súlyos mulasztási bírságot is kiszabhat a NAV hatályos jogszabályai értelmében. Ha elfelejted bejelenteni a számlázó programodat, érvénytelen lesz a számlád!
Akár 500.000 Ft is lehet a mulasztási bírság!

Ha a számlázó programod megfelel és a jövőben ezt szeretnéd használni az alábbi módon kell bejelentened a  NAV felé

A számlázó programod bejelentéséhez az Általános Nyomtatvány Kitöltő (ÁNYK) programot kell használnod, ami egy a NAV által fejlesztett program.
A programban a SZAMLAZO nevű nyomtatványt kell megnyitnod és kitöltened.
A kitöltött nyomtatványt elektronikusan kell beküldened az ÁNYK programon belül, vagy lehetőséged van a kitöltött nyomtatványt kinyomtatnod, és postán elküldened.
Amennyiben elakadsz a kitöltésével, a “Számlázó program bejelentése lépésről lépésre” cikkünkben bemutatjuk a program használatát és a nyomtatvány kitöltését.
További segítséget kaphatsz a NAV következő telefonszámain is:
06-40/42-42-42
06-20/339-5888
06-30/339-5888
06-70/339-5888
06-1-250-9500

MILYEN ADATOKAT KELL BEJELENTENED A SZÁMLÁZÓ PROGRAM KAPCSÁN?

A számlázó program esetén a bejelentendő adatok a következők:
10XONE esetében így töltsd ki:
A nyomtatványon az "Online számlázó rendszer" elnevezésű részt kell kitöltened!
Saját fejlesztésű program N betűt írjon (mert a szoftvert nem Ön fejlesztette)
Rendszer neve 10xONE
Elérhetősége https://live.10xone.com
Online számlázási szolgáltatást nyújtó neve: 10xOne Magyarország Zrt.
Adószáma 24261106-2-41
Online számlázórendszer igénybevételének a kezdete Amikortól használod a rendszert.



Amikor megtaláltad a számodra megfelelő számlázó programodat, ne felejtsd a használatbavételtől számított 30 napon belül bejelenteni a NAV felé. Ha ezt elfelejted akár 500.000.-Ft -ra is büntethet a NAV és a számlád is érvénytelenek lesznek.
Remélem hasznosnak találtad a cikket, és sikerült új információkat merítened belőle. Ha betartod az itt leírtakat, akkor nyugodtan használhatod az új számlázó programodat.
Amennyiben bármivel kapcsolatban kérdésed merülne fel, írd meg kommentként és megválaszolom neked.
Iratkozz fel hírlevelünkre!

8 dolog amitől a könyvelőd imádni fog veled dolgozni

A számlázásban egy nagyon fontos dolog, hogy hatékonyan együtt tudj működni a könyvelőddel. Cikkemben elárulok neked 8 egyszerű tippet, amiért imádni fog a könyvelőd.

8 dolog amitől a könyvelőd imádni fog veled dolgozni



A  megfelelő könyvelő kiválasztása nagyon nagy feladat. Ez egy  bizalmi állás.

A vállalkozók elvárják a könyvelőjüktől, hogy tájékoztassa őket a vállalkozásukat érintő, jogszerű, és kedvező adózási lehetőségekről. Ehhez viszont fontos, hogy a szükséges információk a rendelkezésére álljanak.

Ezért neked is, mint Ügyfélnek ki kell venned a saját részedet a könyvelés előkészítéséből.
Ha ez mind működik, és találtál egy segítőkész és a cég érdekeit szem előtt tartó könyvelőt, az alábbi dolgok betartásával biztosan a kedvence leszel.

1. Mindig legyél nagyon alapos és pontos!




Mivel a számla egy nagyon fontos bizonylat, azért is hívják szigorú számadási bizonylatnak, ezért minden egyes számla kiállításakor alaposan nézd meg  minden adat helyesen van-e kitöltve ( cég adatai, adószám, határidők, áfa mértéke,fizetési határidők).

Ezzel megakadályozhatod, hogy a  probléma felismerésekor a figyelmetlenség miatt plusz köröket kelljen futnod. Egy kiállított számla esetén sok plusz időt jelent a már továbbított számla bekérése, számla sztornózása. Sztornó számlához minden esetben csatolnod kell a korábban kiállított számla 2 példányát (ügyfelednek küldött és a könyvelőnek leadott példányt)

Ha hibát, mulasztást észlelsz, azonnal jelezd a könyvelődnek. Ebben az esetben azonnal tudja korrigálni vagy a szükséges lépéseket megtenni. Így akár jelentős bírságot is elkerülhetsz.

2. Mindig add le időben a könyvelendő anyagokat


Mindig nagyon figyelj a határidőkre. A könyvelési anyagot határidőre kell eljuttatni a könyvelőhöz.

Sokszor kicsit ráérősre vesszük ezt a dolgot, van még időnk. Csak negyedévente, esetleg évente kell áfát fizetni, akkor minek ezzel havonta foglalkozni?

Több oka is van:
-Áfa bevallás és befizetési határidő minden hónap 20. napja. Ezért a határidő előtt, mondjuk hónap elején érdemes leadni a számlákat.
- másrészt  nekünk is nagyon fontos hogy átlássuk és tudjuk mennyi áfát kell majd befizetni.

Illetve azt is vegyük számításba, nem csak mi vagyunk az egyetlen ügyfele, és neki is még időbe telik amíg ő feldolgozza és lekönyveli az adatokat.

3. Hányszor menjél a könyvelődhöz havonta?


Kis cég esetén amikor kb. 100 db leadandó számlánk van elég havonta 1x.

Ha nagyobb cégünk van, ahol havi több száz számla tornyosodik fel, akkor havonta 2-3x érdemes elvinni a számlákat.

4. Csak azzal zaklassuk a könyvelőt ami az Ő feladata


Hallottál vagy olvastál egy várható jogszabály változásról? Ilyenkor ne rohanj egyből a könyvelődhöz kifaggatni a várható hatásairól.

Biztosan szívesen meg fogja majd válaszolni az ilyen kérdéseidet. Viszont amíg csak várható, tervezet szintű változásokról van szó, addig nem fog tudni ő se pontos tájékoztatást adni, hiszen bármilyen változás lehet még a tervezetben.

Amennyiben jó könyvelőt választottál, úgy is tájékoztatni fog téged ezekről valamilyen formában, és ráérsz akkor feltenni a kérdéseidet.

Persze lehetnek esetek, amikor mindenképp érdemes egyeztetned, még egy várható jogszabályról is, amikor például ez egy hosszútávú beruházásodat érinti.

A könyvelőnek nem az a feladata, hogy megjósolja, még el nem fogadott, sokszor még több ponton módosításra kerülő törvénymódosításokat. Havonta 1x meg lehet őket kérdezni, de ne ess túlzásba

5. Plusz szolgáltatások esetén állapodj meg a könyvelővel mi mennyibe kerül


Az alap könyvelői szolgáltatáson felül sok egyéb esetben is hasznos lehet a könyvelőd segítsége. Ilyen lehet például egy hitelkérelem vagy pályázati anyag összeállítása.

A számviteli szabályzat összeállításakor is hasznos lehet a könyvelő segítsége. Ez a vállalkozás ügyvezetőjének a feladata, de sok esetben a megfelelő szakmai tudással egy könyvelő rendelkezik.

A fentieken felül életmentő lehet a könyvelőd segítsége egy NAV ellenőrzéskor is, vagy ha neked kell valamilyen ehhez kapcsolódó ügyben a NAV-hoz elmenned. Egy jogi tárgyaláson se vennél részt az ügyvéded nélkül.

Rengeteg kellemetlenségtől tud megmenteni, ha ebben a kényes helyzetben van veled egy szakértő is. Sok kiadást és későbbi kellemetlenséget jelenthet egy rossz válasz, ami a tájékozatlanságodból adódik.

A fenti plussz szolgáltatások igénybevételére állapodj meg egy megfelelő díjban a könyvelőddel. Lehet, hogy egyszer-egyszer megcsinálná neked ezt díjmentesen is, de igazán minőségi munkát meg kell fizetni.

6.  Mindig ellenőrizd a számlákat leadás előtt






A saját könyvelőmtől hallottam, hogy nagyon sok esetben a cégek megfogják a  számlaköteget és elviszik a könyvelőhöz.  Úgy, ahogy van. Gyűrötten, összevissza, esetenként szakadtan és hiányosan. Ez senkinek nem jó.

Egyrészt, mert ha hiányzik a számla egy része, a könyvelő sem tudja feldolgozni.  Hiányos szakadt számlából nem lehet könyvelni. Illetve legyünk azzal is tiszában, mit számolhat el a cégünk.

Ha minden számla  jó állapotban van és listát is készítettél róla, amin azok szerepelnek, amiket a könyvelőhöz viszel, akkor saját dolgodat is megkönnyíted.

Elkerülhető az az eset, hogy váltig állítod, hogy elvitted a számlát, a könyvelő pedig nem találja. Ebben az esetben nagyon nehéz igazságot tenni, és sok időt is elvesz ezeknek a számláknak a felkutatása.

Amennyiben átutalással történt a számlakiegyenlítés, az átutalás napját írd rá a számlára, így  megkönnyíted a könyvelő dolgát, ha a számlákat egyezteti a bankszámlakivonatokkal.


7. Őrizzük meg és digitalizáljuk a számláinkat!


Érdemes az összes számlát (kimenő/bejövő) bescannelned, így ha szükséged van egy másolatra, rögtön ki is nyomtathatod.

Ha pedig bejövő számlát keresünk, ebben az esetben a könyvelőt kell hívnunk, hogy küldje már át a keresett számlát. Neki is időbe telik kikeresni a számlakupacból.

Amennyiben ezek digitalizálva vannak, pár másodperc alatt meg tudod találni a könyvelőd nélkül.

Tehát érdemes minden bizonylatot, szerződést, teljesítési igazolást, számlával együtt digitalizálni, hogy semmi se vesszen el.


8. Számla adatok  elektronikus átadása


Egyre  elterjedtebb mostanában, hogy a könyvelő ügyviteli rendszere képes arra, hogy a céged  rendszerétől adatot fogadjon.

Amennyiben át tudod adni az általad kiállított számlák adatait elektonikus formában, úgy rengeteg időt spórolsz meg a könyvelődnek.Így a munkafolyamatod lényegesen lerövidítheted, és a hibákat is minimálisra tudod csökkenteni.

Ha ezeket a dolgokat megfogadod, és napi szinten használod is, akkor megkönnyíted a saját és a könyvelőd életét is. És biztosan te leszel az az ember, akit a könyvelője imádni fog.

Neked is van valami ötleted?

Ha tudsz még olyan dolgot, amivel még könnyebben be tudod lopni  magad a könyvelőd szívébe, írd meg nekünk kommentben.

Várjuk azokat is.





7 érv, miért ne használj kézi számlázót!

7  érv miért ne használj kézi számlázót!Napjainkban még találkozhatunk kézzel írt számlákkal. S

 7 érv, miért ne használj kézi számlázót!


Napjainkban még találkozhatunk kézzel írt számlákkal. Sok cég kevésnek és kicsinek érzi magát ahhoz, hogy online számlázót használjon és költségesnek is tartja ezt.Pedig kicsit utána olvasva rájövünk, nem költségesebb és sokkal gyorsabb és pontosabb mint a kézzel írott változat.

Most  jöjjön 7 érv  miért ne kézi számlatömböt használjunk:



1. A kézi számla nem túl igényes és nem túl szép


A kézi számlatömbben levő bizonylat már alapból is ronda. 
A kézírásunk sem mindig csodaszép.
E mellett nagyon kevés az esélye annak, hogy pont a perforáció mentén tudjuk kitépni a számlát a tömbből. 
Ha ez nem sikerül, egy csipkeszegélyes számlával lepjük meg a kedves vásárlónkat és bizakodhatunk benne, hogy egyetlen betű vagy szám sem maradt a tömb többi részében.

2. Többet hibázhatunk egy számla kiállításakor



A kézi számlatömb kitöltése nem túl egyértelmű. olykor nehézséget okozhat eme egyszerűnek tűnő számla kitöltése, és pár perc fejvakarás és puskázás után talán el tudjuk dönteni mit  és hová kell írnunk.Mellesleg a nettó értéket és az áfakulcsot is nekünk kell beírni. Ember legyen a talpán aki mindezt fejben tudja tartani. A kézi számlatömb sajnos semmiképpen nem gondolkozik helyettünk.

3. A számlatömb sokkal költségesebb


A kézi számlatömb pénzbe kerül, míg nagyon sok számlázóprogram ingyen kínálja az ingyenes alapcsomagokat. Ezeket vagy 30 napig vagy életed végéig használhatod, plusz költségek nélkül.
Mielőtt kiállítanád a számlát, máris plusz kiadások elé nézel. 

4. Elvesztés esetén súlyos bírság jár


Akár több millió Ft bírságot is kaphatunk abban az esetben, ha a számlatömböt elveszítjük.
Bármilyen számlázóprogramot használsz, elveszíteni nem fogod, mindig ott lesz veled - persze, utóbbi csak akkor igaz, ha a felhőben tárolod számláidat.

5. A kézi számla nincs mindig veled, nem mindig elérhető


Vannak olyan kivételek, amikor nem számítunk arra hogy számlát kell kiállítani.
Nagyon sok esetben többen használnak egy számlatömböt. Ebben az esetben akkor és ott nem tudjuk  kiállítani a számlát. Ezzel időt veszítünk, és mint tudjuk, az idő pénz.

6.Lassabban érkeznek be az összegek


A számla kiállítása után még nagyon sok feladat vár ránk. Eljuttatni a számlát a vevőhöz. Itt több lehetőség közül tudunk választani. Postai úton, ebben az esetben a postai sorban állással is számolnunk kell. Futárral ami plusz költséggel jár. Illetve a fizetési határidőbe bele kell kalkulálni a fizetési határidőt is. Nehogy lecsússzunk róla.

7. A könyvelők sem nagyon szeretik 


A könyvelők sokkal jobban szeretik a géppel írt számlákat. 
Több okból is: mert a legtöbb könyvelőprogram adat-kapcsolatban van azzal a szoftverrel, amivel mi a számláinkat készítjük.
Illetve a kézi számlatömbbel sokkal több elírt azaz sztornószámlát gyártunk. Illetve ők sem szeretik a csipkeszegélyes számlákat.


Remélem a 7 érv után, te is rájössz miért is ne használj többet kézi támlatömböt!

Ha mégis ezt használod, kérlek kommentben írd meg miért!
Köszönöm!