10xOne - Üzleti, szakmai blog

Vállalatvezetés forradalmian jobban - ERP, CRM, munkafolyamat-kezelés, projektvezetés,
feladatkezelés, dokumentum kezelés és még több

KATA Bevételi Nyilvántartás Vezetése [Útmutató és letölthető minta]

KATA bevételi nyilvántartás elkészítése. Útmutató és letölthető "KATA bevételi nyilvántartás minta", amit a letöltés után egyből ki is tudsz tölteni.

KATA Bevételi Nyilvántartás Vezetése - Könnyen és Gyorsan [Útmutató és Eszközök]

KATA bevételi nyilvántartás
A kisadózó adózás egyik nagy előnye, hogy sokkal kevesebb adminisztrációval jár, mint a hagyományos vállalkozási formák, nem kell például beszámolót készítened.
Te is KATA adózási formát választottad?
Akkor számodra is az egyik legfontosabb nyilvántartás - aminek a vezetésére a törvény kötelez - a KATA bevételi nyilvántartás.
Mai cikkemben bemutatom neked, hogy mire figyelj a kisadózó bevételi nyilvántartás vezetésekor, milyen adatokat szükséges kezelned.
Általános információk mellett, pedig gyakorlati segítséget is szeretnék adni neked. A NAV nem készített semmilyen KATA bevételi nyilvántartás nyomtatványt, ahol vezetni tudod ezt, eleget téve a törvényi kötelezettségednek. Ezért készítettem 1 letölthető “KATA bevételi nyilvántartás minta” dokumentumot, melynek kitöltésével te is könnyen el tudod készíteni a bevételi nyilvántartásodat.

KATA bevételi nyilvántartás általános szabályai

A KATA bevételi nyilvántartást, a 2012. évi CXLVII. törvény szabályozza.
A nyilvántartási kötelezettségről szóló részből (12.§) 3 fontos pontot emelnék ki:
  • “Kisadózó” felirat: KATA-s vállalkozóként, minden esetben egy olyan számlát kell kiállítanod, amin szerepel pluszban a “kisadózó” felirat.
  • Nyilvántartás vezetése: A nyilvántartásodat időrendben, folyamatosan, ellenőrizhető módon kell készítened, és rögzíteni minden olyan adatot, ami szükséges ahhoz, hogy az adókötelezettség teljesíthető legyen és a teljesítés ellenőrizhető legyen. Azaz adatot csak akkor rögzíthetsz, módosíthatsz, törölhetsz, ha ezt bizonylattal alá tudod támasztani. Például egy a nyilvántartásban már szereplő tételt csak akkor törölhetsz, ha csatolod mellé a sztornó számlát is. (Erre mindenképp nagyon figyelj, a saját érdekedben, mert ha így jársz el, akkor az eredeti tétel a módosítás / törlés után is követhető lesz, és ellenőrzéskor alá tudod támasztani dokumentummal is)
  • Nyilvántartandó adatok: A törvény 4 adat nyilvántartását írja elő: 1. Sorszám 2. A bizonylat sorszáma 3. A bevétel összege 4. A bevétel megeszerzésének az időpontja. Ezeket a következő pontban részletesen is bemutatom.

KATA bevételi nyilvántartás vezetéséhez szükséges adatok

  • Sorszám: Egy egyszerű sorszámozása a bevételeidnek. A sorszámozáskor az időrendiségre kell figyelni.
  • A bizonylat száma: Ez a kiállított bizonylat sorszáma (például a számlád sorszáma)
  • A bevétel összege: A bevételed összegét kell itt megadnod. (Ha nem alanyi ÁFA mentes vagy, akkor a nettó összeget kell ide írnod.)
  • A bevétel megszerzésének időpontja: Amikor az összeg beérkezett.
Bár a törvény nem írja elő, de ahogy a Norex bérszámfejtés és tanácsadás blogjában tanácsolja, érdemes a kötelező adatokat bővíteni a vevő nevével, címével és adószámával. Így később, ha szükséges adatot szolgáltatnod az 1 millió FT forgalom feletti vevőidről, akkor a nyilvántartásod ebben is a segítségedre lesz.

Meddig kell megőrizni a KATA bevételi nyilvántartást?

kisadózó bevételi nyilvántartást ugyan úgy a kiállítást követő 5. naptári év végéig kell megőrizned, mint a bizonylatokat (nyugtát vagy számlát).
Érdemes arra is figyelned, hogy a rontott és a sztornózott számláidat is meg kell őrizned ez alatt az idő alatt.

Mi számít bevételnek kisadózó vállalkozásnál?

A kisadózó vállalkozásokat szabályozó törvény szerint:
„kisadózó vállalkozás bevétele: a kisadózó vállalkozás által a vállalkozási tevékenységével összefüggésben bármely jogcímen és bármely formában mástól megszerzett vagyoni érték, ideértve a tevékenység végzéséhez kapott támogatást és a külföldön is adóköteles bevételt”.
A törvény alapján - az alábbi pár kivétellel - minden bevételnek számít. Kivételek:
  • Általános forgalmi adó (ÁFA)
  • Azok a dolgok, amiket a vállalkozó köteles visszaszolgáltatni. Ilyen például a hitel
  • Kölcsönök visszafizetése (Itt arra kell figyelni, hogy ha kamatot is kap a vállalkozás, akkor a kamat már bevételnek számít)

KATA bevételi nyilvántartás minta

KATA bevételi nyilvántartás minta
A törvény nem ír elő semmilyen megkötést a KATA bevételi nyilvántartásra használt “eszközre”, ezért nyugodtan használhatod azt, ami a számodra a legkényelmesebb.
Segítségképpen készítettem neked egy “KATA bevételi nyilvántartás minta” dokumentumot (linkre kattintva közvetlenül letölthető), amiben vezetni tudod a nyilvántartásodat.
Nyomtatható PDF verziót pedig innen tudsz letölteni: KATA bevételi nyilvántartás minta (Nyomtatható PDF)

Konklúzió

A KATA bevételi nyilvántartás vezetésére a jogszabályok kötelezik a kisadózó vállalkozásokat, ezért mindenképp meg kell csinálnod. A fent bemutatott eszközökkel te is könnyen el tudod készíteni a bevételi nyilvántartást.
Ha kérdésed merül fel, akkor írd meg hozzászólásként, és megválaszolom.

Iratkozz fel hírlevelünkre!

Hogyan Kövesd Nyomon az E-számlád Kifizetését! [Képes útmutató]

Tudtad, hogy az e-számlák kifizetését is nyomon tudod követni az “INV - számlázás egyszerűen” számlázó programmal? Hány nap van / telt el a fizetési határidőből ...

Hogyan Kövesd Nyomon az E-számlád Kifizetését? [Képes Útmutató]

Elektronikus számla állapotai és státuszai
Miután kiállítottad és elküldted az ügyfeled számára az e-számlát, egy hasznos funkciója a számlázó programnak, hogy nyomon tudod követni az elektronikus számláid kifizetését.
Minden számládnak van egy számla állapota és egy számla státusza. Ezek abban segítenek, hogy mindig napra kész legyél, hogy hol tartanak a számlád kifizetései.
Így tudod mikor kell emlékeztetned az ügyfeled, hogy nem fizette még ki a számládat. Mikor kell fizetési felszólítást küldened neki. Ezek mind segítenek, hogy hamarabb kifizessék a számláidat, és fenn tudjál tartani egy egészséges cash-flow-t a céged számára.

Számla állapot

E-számla állapotai
A számla állapot folyamatosan kijelzi, hogy hány nap van még hátra / telt el a fizetési határidőhöz képest.
Az e-számláidnak 4 fő állapotát jelzi a rendszer:

Vázlat

A vázlat állapotú számláid azok, amik még nincsenek lezárva. (Ezek számvitelileg még nem számlák).

Kiegyenlítetlen számlák

A kiegyenlítetlen számlák sárga színnel vannak jelölve, és megtekintheted, hogy hány nap van még hátra a fizetési határidőből.

Lejárt számlák

A lejárt számlák piros színnel vannak jelölve, és jelzik, hogy hány napja járt le a fizetési határidő.
Ahogy a fizetési határidő letelik, a kiegyenlítetlen e-számláid automatikusan válnak lejárt elektronikus számlákká.

Kifizetett számlák

A kifizetett számláid zöld színnel vannak jelezve.
Amikor egy e-számládat kiegyenlíted, az automatikusan kifizetett állapotúvá válik.

Szűrés a számlák állapotára

E-számla állapot szűrő
A bal oldali szűrővel könnyen tudsz szűrni a számlák állapotára
  • Nem kiegyenlített: Azokat a számlákat látod itt, amik még nem kerültek kiegyenlítésre
  • Részben kiegyenlített: Itt azokat a számlákat tekintheted meg, amik csak részben kerültek kiegyenlítésre
  • Kiegyenlített: Itt a már kiegyenlített elektronikus számlákat tekintheted meg
  • Lejárt számlák: Azokat a e-számlákat nézheted meg, amiknél már lejárt a fizetési határidő

Számla státusz

Elektronikus számla státusza
A számla státusz segítségével a számlához kapcsolódó további dolgokat tudsz nyomon követni. Például átvették, vagy kiállítottál egy felszólító levelet.
Az elektronikus számláidnak 8 státusza lehet:
  1. Sztornó
  2. Vázlat
  3. Lezárt
  4. Elküldve
  5. Átvéve
  6. Felszólító 1
  7. Felszólító 2
  8. Fizetve

Sztornó

Amikor sztornózol egy számlát, akkor a sztornózott számla és a sztornó számla is ebbe a státuszba kerül automatikusan.

Vázlat

A még le nem zárt, szerkeszthető számlák a vázlat státuszúak. Amikor csak elmentesz egy elektronikus számlát, akkor az automatikusan a vázlat státuszba kerül.

Lezárt

Ezek a lezárt számlák. Minden e-számla a lezárást követően, automatikusan megkapja ezt a státuszt.

Elküldve

Ez a státusz jelzi, hogy el lett küldve az e-számla az ügyfelednek. Ezt a státuszt kézzel kell állítanod.

Átvéve

Átvéve státusszal nyomon tudod követni, hogy az ügyfeled megkapta-e az elektronikus számládat. Ez a státusz is kézzel állítható.

Felszólító 1 - 2

Ezzel számla státusszal tudod nyomon követni, hogy küldtél-e felszólító levelet az ügyfelednek.
Külön tudod jelölni, hogy az első vagy a második felszólító levelet küldted-e már ki.
Ezt a státuszt is kézzel kell beállítanod, viszont felszólító levelet tudsz a rendszerből is kiállítani.

Fizetve

A fizetve státuszt a rendszer automatikusan beállítja, miután az elektronikus számla kiegyenlítésre került. (Kiegyenlítést kézzel kell rögzíteni).

Státuszok állítása

A számla státuszok egyik része automatikusan kerül beállításra. A másik részét kézzel kell beállítanod.
E-számla nézet váltás
A státuszokat a kártyás nézetben, a nevére kattintva tudod léptetni kézzel.
  • Sztornó: A számla sztornózáskor automatikusan kerül beállításra
  • Vázlat: Számla mentésekor automatikusan kerül beállításra
  • Lezárt: Az elektronikus számla lezárásakor automatikusan kerül beállításra
  • Elküldve: Kézzel kell léptetni a státuszt
  • Átvéve: Kézzel kell léptetni a státuszt
  • Felszólító 1 / 2: Kézzel kell léptetni a státuszt
  • Fizetve: E-számlád kiegyenlítése után automatikusan kerül beállításra

Szűrés számla státuszokra

Elektronikus számla státusz szűrés
A számla státuszokra egy külön szűrő van, ezekkel a konkrét státuszokra tudsz rászűrni.

Konklúzió

A számla státusszal és állapottal pontosan nyomon tudod követni, hogy hol tart a számlád a kifizetésben.
A számla állapot megmutatja, hogy hány napja van még az ügyfelednek kifizetni az e-számlát, vagy hány napja késik az elektronikus számlád kifizetésével.
A számla státusszal pedig nyomon tudod követni, hogy kiküldted-e a számlát, átvette-e az ügyfeled, illetve kellett-e már felszólító levelet küldeni neki.
Ha kérdésed merül fel a számla állapotokkal vagy számla státuszokkal kapcsolatosan, akkor írd meg kommentként, és megválaszolom

Iratkozz fel hírlevelünkre!

E-számla Készítés Számlázó Programmal - lépésről lépésre [Képes Útmutató]

E-számla készítés az INV - számlázás egyszerűen számlázó programmal. Bemutatom hogyan tudod elkészíteni az elektronikus számlát, és elküldeni e-mailben.

Elektronikus Számla Készítése Számlázó Programmal Lépésről Lépésre [Képes Útmutató]

Minta e-számla
E-számla készítése nagyon egyszerű az "INV - számlázz egyszerűen" számlázó programmal.
Ebben az útmutatóban lépésről lépésre bemutatom hogyan tudsz pillanatok alatt kiállítani egy elektronikus számlát, és utána elküldeni az ügyfelednek

1. Lépés: Számla készítés

E-számla készítés
Az e-számla készítéshez először válaszd a “Kezdőlap”-on a “Számla készítés”-t.

2. Lépés: Vevői e-számla kiállítása

Vevői e-számla kiállítása
Kezdj el kiállítani egy vevői számlát az “Új vevői számlára” kattintva.

1. Vevő adatainak a megadása

Vevő adatainak a megadása
A számlád kiállításához először add meg a vevőd nevét.
A rögzítéskor lehetőséged van kiválasztani a listából egy már korábban rögzített vevőt.
Mellette lehetőséged van itt közvetlenül is rögzíteni egy új partnert. Ehhez írd be a vevőd nevét, és amikor a számlát lezárod, akkor a megadott vevő is mentésre kerül a vevőid közé.
A vevő megadása után válaszd ki vagy írd be kézzel a címét a vevődnek. Ez ugyan úgy működik mint a vevő megadása. Vagy kiválasztod a listából, vagy kézzel rögzítesz egy új címet, ami mentésre kerül a számla lezárásakor.

2. E-számla adatainak a megadása

E-számla alapadatainak a megadása
A következő lépésben állítsd be a számlád alapadatait. Válaszd ki milyen fizetési módot szeretnél használni (ez alapján a rendszer a fizetési határidőt is automatikusan beállítja).
Válaszd ki melyik bankszámládat szeretnéd feltüntetni a számlán.
Végül ha szükséges, akkor tudod módosítani a teljesítés dátumát / számla kiállítás dátumát is.

3. Tételek rögzítése

Új tétel hozzáadása elektronikus számlához
A számla tételeinek a rögzítéséhez kattints a "csíkra". Utána tudod rögzíteni a tételt.
Tétel rögzítés
Először válaszd ki a cikket, ez lehet termék vagy szolgáltatás is. Ha újat szeretnél felvenni, akkor elég a cikk mezőbe beírnod a nevét, és a számla lezáráskor mentésre kerül, így a következő e-számlád kiállításakor elég lesz csak kiválasztanod.
Utána állítsd be a mennyiséget és a mértékegységet.
A nettó ár kitöltése után, a rendszer kiszámolja a bruttó összeget a beállított ÁFA alapján (az ÁFA értéke kézzel módosítható, ha a lenyíló listából másikat választasz.)
Ha további tételeket szeretnél még az e-számládhoz adni, akkor kattints újra a csíkra, és rögzíts újabb tételeket.
Elektronikus számla végösszegének a megtekintése
Ahogy rögzíted a tételeket a rendszer a számla alján kijelzi a számla összesített összegét, nettó ár, ÁFA, és a bruttó ár bontásban.

4. E-számla lezárása

Számla lezárása
Amikor minden adatot beállítottál, akkor lehetőséged van:
  • Előkép: Lehetőséged van megtekinteni, hogyan fog kinézni a számla.
  • Mentés: A mentés gombbal egy vázlatot hozol létre, amit később még szerkeszthetsz. Vázlat még nem minősül számlának, ezért még szabadon módosíthatod.
  • Lezárás: Ha a lezárás választod, akkor fogod kiállítani ténylegesen az e-számlát. A lezárást követően már hivatalos bizonylat, nem módosíthatsz rajta.
E-számla hitelesítés: időbélyeg és aláírás
A lezárást követően tudod hitelesíteni az e-számlát, hogy rákerüljön az e-aláírás és az időbélyeg.
Lehetőséged van elektronikus deviza számla kiállítására is, vagy, ha korábban küldtél előlegszámlát, akkor azt is felhasználhatod. Amennyiben ez nem érint téged, folytasd az e-számla hitelesítésétől.

5. Árfolyam beállítása

Devizanemek beállítása az elektronikus számlán
Amennyiben Ft-tól eltérő devizában szeretnéd kiállítani az e-számlát, erre is lehetőséged van.
Válaszd ki, hogy milyen legyen a számla deviza neme, és utána ebben a devizában fog rákerülni a számlára.
Lehetőséged van a számla devizanemétől eltérő devizában is rögzítened a tételeket. "Egyéb adatok" alatt tudod beállítani a tétel devizanemét. Amennyiben a tétel és a számla devizaneme eltér, itt meg is tudod tekinteni, hogy milyen MNB deviza átváltási árfolyammal számol a számlázó program.
Ilyenkor, ha a kiválasztott 2 devizának (tétel és számla deviza) van MNB keresztárfolyama, akkor a rendszer automatikusan át is számolja az adott napi árfolyamán.
Számla nyelv választó
A számla nyelv választóval pedig lehetőséged van a számla nyelvét angolra állítani.

Példa

E-számla deviza számla példa
Tegyük fel, laptop-ot árulsz. Rendelnek tőled egy laptopot, ami 200.000 Ft, de egy külföldi partnered rendelte, aki szeretné, ha EUR-ban állítanád ki neki az e-számlát.
Ilyenkor a tétel devizanemét hagyd Ft-on, és a számla devizanemét pedig állítsd EUR-ra. A számlázó program átszámolja az adott nap MNB árfolyamán, hogy hány EUR az ára a 200.000 Ft-os laptopnak.
A rögzítéskor a rendszer alul kijelzi, hogy mennyi lesz az átváltás után a számla devizájában az összeg.

6. Előlegszámla felhasználása

Előlegszámlából e-számla készítés
Amennyiben az ügyletről már állítottál ki előlegszámlát, ezt lehetőséged van felhasználni az e-számla kiállításakor.
Ehhez kattints az “Előleg számlák” fülre, és ott látni fogod az adott ügyfeled számára kiállított, azon előlegszámlákat, melyeket még nem használtál fel végszámlához.
Jelöld be a kívánt tételt, és rákerülnek az e-számládra az előlegszámláról a szükséges tételek.

3. Lépés: E-számla hitelesítése és elküldése e-mailben

3 számla opció
Miután lezártad az e-számládat, a felugró ablakban tudod kérni a számla hitelesítését (rákerül az időbélyeg és az elektronikus aláírás).
Ehhez jelöld be a “Digitális aláírás”-t.
Mellette érdemes bejelölni a “Számla küldés e-mailben”-t, mert így a hitelesítés után, egyből el is tudod küldeni az ügyfelednek az e-számlát.
E-számla e-mailben küldése
A felugró ablakban lehetőséged van módosítani az email szövegén. A számla pedig automatikusan csatolva van az e-mailhez.
Amennyiben az ügyfelednél rögzítettél egy elsődleges kapcsolattartót, és kitöltötted az email címét, akkor a számlázó program ezt az email címet kitölti a címzetthez.
Számla küldő email megtekintése
A küldött email-t később a kártyás nézetben meg tudod tekinteni a számla kártyájához kapcsolva.

4. Lépés: Kiállított e-számla megtekintése

Számla letöltése
Az elektronikus számlát későbbiekben is le tudod tölteni az “Elektronikus számla letöltése” funkcióval.
Így, ha megszeretnéd tekinteni a korábban készített e-számláidat, vagy újra el szeretnéd küldeni e-mailben, akkor ezt is megteheted.

Kérdésed van az e-számla kiállításával kapcsolatban? Írd meg kommentként, és megválaszolom!

Iratkozz fel hírlevelünkre!

Számlázó Program Bejelentése Lépésről Lépésre [Képes Útmutató]

A számlázó program bejelentése szükséges, ha el szeretnél kezdeni használni egy számlázó programot, mert akár 500.000,- Ft-os NAV bírságot is kockáztatsz.

Számlázó program bejelentése lépésről lépésre [képes útmutató]

“...és vannak hát a népnek is jogai? Az adózáson kívül?” Madách Imre
Ha elszeretnél kezdeni használni egy új számlázó programot, akkor a használatba vételtől számítva 30 nap a számlázó programod bejelentésére a határidő. 
Előfordult már veled, hogy elkezdtél kitölteni pl. egy adóbevallást? Próbálod értelmezni a tájékoztatóban leírtakat, helyesen kitölteni az adatokat. Szeretnél megfelelni az előírásoknak, de nem egyszerű ...
Ismerős az érzés?
Ugyan a NAV kiadott egy rövid, 12 oldalas tájékoztatót, ami nem jelent túl sok segítséget, hiszen ez a szokásos “könnyen érthető” :) stílusban lett megfogalmazva. Jogosan merül fel benned is a kérdés, ezzel segíteni szerettek volna valakinek, vagy inkább elijeszteni akarták.
Viszont a számlázó programodat mindenképp be kell jelentened 30 napon belül. Ha a számlázó program bejelentési kötelezettséged elmulasztod,
Akár 500.000 Ft-os bírságot is kaphatsz,
és a számláid is érvénytelenek lehetnek.
Előző cikkünkben, a számlázó program bejelentéséhez kapcsolódó általános információkat mutattuk be neked, most pedig egy, a konkrét lépéseket bemutató útmutatóval szeretném egyszerűbbé tenni a számlázó programod bejelentését.
A könnyebb érthetőség kedvéért minden lépéshez több képernyő képet is készítettem, és kikerestem neked a szükséges eszközök linkjét is, hogy könnyen le tudd tölteni őket.

Számlázó program bejelentése lépésről lépésre - Tartalomjegyzék

Az első 2 lépés a JAVA alkalmazás letöltését és telepítését mutatja be. Ez csak abban az esetben szükséges, ha nincs telepítve a Java segédprogram a gépedre. Ha már korábban telepítésre került, akkor kezd egyből a 3. lépéstől.
A 3., 4. és 5. lépés a NAV bejelentő programjának és a hozzá kapcsolódó nyomtatványnak a letöltését és telepítését mutatja be.
A 6. és a 7. lépés pedig a bejelentő nyomtatvány kitöltését és beküldését mutatja be.

1. Lépés: Ellenőrizd, van-e “Java segédprogram” a gépeden

A NAV által készített - és a bejelentéshez kötelezően használandó - ÁNYK program használatához mindenképp szükséges neked a “Java” elnevezésű segédprogram.
A segédprogramot - ha nincs telepítve a gépedre - akkor a Java honlapjáról tudod letölteni. (Amennyiben a gépedre már korábban telepítésre került, akkor ugorj a 3. lépésre.)
Start menü - vezérlőpult
Az ellenőrzéshez kattints a “Start menü” ikonjára, és indítsd el a “Vezérlőpult”-ot.
A vezérlőpulton belül pedig Windows verziótól függően, leggyakrabban kétféleképpen tekintheted meg a telepített programokat:

1. “Programok és szolgáltatások”

Programok és szolgáltatások
Kattints a “Programok és szolgáltatások” funkcióra.

2. “Programok eltávolítása”

Programok eltávolítása
Kattints a “Programok eltávolítása” funkcióra. (Eltávolítva semmi se lesz a gépedről, de így tudod megtekinteni, hogy milyen programok lettek korábban telepítve)

3. Java program megtekintése

Java program ellenőrzése
Utána a listában nézd meg, hogy van-e JAVA elnevezésű programod telepítve. (Az általad használt verzió típusa eltérhet a képen látható verziótól)
Amennyiben a Java alkalmazás telepítve van, ugorj a harmadik pontra.

2. Lépés: “Java segédprogram” letöltése és telepítése

A letöltéshez és a telepítéshez a JAVA oldala 2 lehetőséget is biztosít számodra.
Az egyik esetben egy online telepítéshez szükséges fájlt kell letölteni, a másik esetben pedig egy offline telepítéshez szükséges fájlt.
A különbség csak annyi, hogy az egyik esetben csak a telepítő alkalmazáshoz szükséges fájlt töltöd le, és a tényleges JAVA programot a telepítéskor tölti le a telepítő alkalmazás.(ilyenkor a telepítéshez internet kapcsolat szükséges)
A másik esetben ténylegesen letöltöd a teljes JAVA alkalmazást. amit utána a gépedről tudsz telepíteni (ebben az esetben nincs szükséged internet kapcsolatra a telepítés során)

1. Java alkalmazás online telepítőjének a letöltése

ingyenes JAVA program letöltésének elkezdése
Menj fel a JAVA honlapjára, és válaszd a “Free Java Download” (Java ingyenes letöltése) lehetőséget.
ingyenes online JAVA program letöltése
Utána a következő oldalon a “Agree and Start Free Download” (egyetértek és elkezdem ingyenesen letölteni) gombra kattints, és ezzel elindul a letöltése a telepítő alkalmazásnak.

2. Java alkalmazás offline telepítőjének a letöltése

ingyenes offline JAVA program letöltése
Menj fel a JAVA honlapjára, és válaszd a “Free Java Download” (Java ingyenes letöltése) lehetőséget.
ingyenes offline JAVA program letöltésének elkezdése
Utána a következő oldalon válaszd a “Try the offline installer”-t. (Offline instaláló kipróbálása)

3. Java alkalmazás telepítése

A Java alkalmazást mind a 2 esetben hasonlóan kell telepítened.

a.) Indítsd el az alkalmazás telepítését.

Java alkalmazás ikonja
Az alkalmazást a böngésződ alapértelmezett letöltési helyére tölti le. Onnan indítsd el a telepítést a Java ikonjára kattintva.
Java alkalmazás telepítése böngészőből
Általában a böngésző legalján, egy szürke csíkban is megjelenik a letöltött alkalmazás a letöltés után és onnan is el tudod indítani.

b.) Kattints az “Install” (Telepítés) gombra

Java program telepítése

c.) Kapcsold ki az egyéb telepítendő dolgokat (Opcionális)

Ha a telepítés során felajánlja neked egyéb kiegészítők telepítését is, akkor azokat nyugodtan kapcsold ki.

d.) Régi verzió letörlése (Opcionális)

régi Java verzió törlése
A telepítés befejeztével a Java telepítője ellenőrzi a régebbi verziókat, és felajánlja ezeknek a törlését, hogy csak a legfrissebb verziók legyenek elérhetőek neked.
A régebbi verziókat érdemes eltávolítani, mert az újabb verziókban folyamatosan javításra kerülnek a hibák.

e.) Telepítés után zárd be a böngészőt

A telepítés befejeztével megnyitja a telepítő a Java oldalát a böngésződben, de ezt nyugodtan bezárhatod.

3. Lépés: “Általános nyomtatvány kitöltő” (ÁNYK) program letöltése és telepítése

A számlázó programod bejelentéséhez csak a NAV által fejlesztett kitöltő programot tudod használni, az ehhez szükséges nyomtatványt csak ezzel tudod kitölteni.

1. ÁNYK letöltése

Számlázó program bejelentéshez letöltés 1
Menj fel a NAV honlapjára és kattints a “Nyomtatványkitöltő programok” feliratra bal oldalt.
Számlázó program bejelentéshez letöltés 2
Utána még egyszer válaszd a “Nyomtatványkitöltő programok” feliratot.
ÁNYK letöltése 1
Válaszd ki a “Keretprogram” részben az “Általános Nyomtatványkitöltő (ÁNYK) program telepítése”-t.
ÁNYK letöltése 2
A következő képernyőn pedig válaszd az “ÁNYK - AbevJava nyomtatványkitöltő program telepítését”, és ezzel letöltöd a számlázó program bejelentéséhez szükséges programot.

2. Telepítsd a kitöltő programot az ikonjára kattintva

Kattints az “abevjava_install” ikonra. Ezt ugyan úgy tudod megtalálni, ahogy a Java programot a letöltés után.
A program telepítés megegyezik az általános Windows-os programok telepítésével. Ha nem vagy gyakorlott ebben, akkor a következő pár lépésben részletesen végig tudod nézni az ÁNYK program telepítését.

a.) ÁNYK nyomtatványkitöltő telepítésének a megkezdése

ÁNYK telepítése 1. képernyő
Válaszd a “Run” futtatás opciót. (Ha ez a képernyő nem jelenik meg, akkor haladj tovább a következő ponttal)

b.) ÁNYK nyomtatványkitöltő telepítése

ÁNYK telepítése 2. képernyő
A telepítés során az ÁNYK telepítő programja több ablakot is fel fog dobni egymás után. Nyugodtan kattints végig a “Tovább” gombra, egészen a “Befejezés” -ig.
A felugró ablakokat végig tudod nézni a következő képeken lépésenként, vagy ugorj a számlázó program bejelentéséhez használt nyomtatvány letöltéséhez.
ÁNYK telepítése 3. képernyő ÁNYK telepítése 4. képernyő ÁNYK telepítése 5. képernyő ÁNYK telepítése 6. képernyő ÁNYK telepítése 7. képernyő ÁNYK telepítése 8. képernyő

4. Lépés: “SZAMLAZO” nyomtatvány letöltése

A számlázó programod bejelentéséhez szükséged lesz még a NAV kifejezetten erre a célra készített nyomtatványára is.
Számlázó program bejelentéshez letöltés 1
Menj fel a NAV honlapjára és kattints a “Nyomtatványkitöltő programok” feliratra bal oldalt. (Mint korábban a kitöltő program letöltésekor)
Számlázó program bejelentéshez letöltés 2
Utána még egyszer válaszd a “Nyomtatványkitöltő programok” feliratot.
SZAMLAZO nyomtatvány letöltése 1
A “Programok részletes keresése” részben tudod megkeresni a szükséges nyomtatványt. Ehhez a “Bevallás száma” részben kezd el begépelni a “SZAMLAZO” nyomtatvány nevét, és így a kereső egyből meg fogja találni neked.
SZAMLAZO nyomtatvány letöltése 2
Kattints a “SZAMLAZO nyomtatványkitöltő program telepítése” feliratra. (Illetve innen letöltheted a számlázó program bejelentéséhez kiadott NAV tájékoztatót is)

5. Lépés: “SZAMLAZO” nyomtatvány telepítése

A “SZAMLAZO” nyomtatvány telepítése nagyon hasonló az ÁNYK telepítéséhez.
A telepítés megkezdéséhez indítsd el az előbb letöltött, NAV_szamlazo elnevezésű programot. (Ezt a nyomtatványt, ugyan úgy kell telepítened, mint a nyomtatvány kitöltőt)

SZAMLAZO nyomtatvány telepítés��nek megkezdése

Számlázó program bejelentő nyomtatvány telepítése 1
A nyomtatvány telepítőjének elindítása után válaszd a "Run”-t (Futtatás). (Ha ez a képernyő nem jelenik meg, akkor folytasd a következő ponttól.)

SZAMLAZO nyomtatvány telepítése

Számlázó program bejelentő nyomtatvány telepítése 2
A telepítés során itt is végig válaszd a “Tovább” opciót, az utolsó "Befejezés" képernyőig. A következőkben végig tudod nézni az ehhez kapcsolódó telepítő képernyőket is, de ugorhatsz egyből a következő pontra is.
Számlázó program bejelentő nyomtatvány telepítése 3 Számlázó program bejelentő nyomtatvány telepítése 4 Számlázó program bejelentő nyomtatvány telepítése 5

6. Lépés: Számlázó program bejelentéséhez szükséges nyomtatvány kitöltése

Most, hogy túl vagy az “előkészületeken” el tudod kezdeni kitölteni a bejelentéshez szükséges nyomtatványt.

1. ÁNYK program elindítása

ÁNYK program elindítása
A programot vagy az “Asztal”-ról az ikonjával tudod elindítani, vagy a start menüre kattintva beírva a keresőbe az ÁNYK nevét.

2. Törzsadatok beállítása (OPCIONÁLIS)

A programban lehetőséged van felvenni a céged törzsadatait. Ez azért lehet hasznos, mert így elég egyszer a programba ezeket beállítani, és később a nyomtatvány kitöltésekor be tudod tölteni őket. (Illetve, ha később más célra is használni szeretnéd az ÁNYK-t, akkor is fel tudod használni ezeket az adatokat.)
Ez a lépés kihagyható, mert a bejelentéséhez az adataidat a nyomtatványon közvetlenül is kitöltheted. Amennyiben szeretnéd a törzsadatokat megadni, azt az alábbi módon teheted meg:

a.) Törzsadatok beállítása

Számlázó program bejelentés törzsadatok beállítása 1
A felső menüsorban válaszd ki a “Szerviz” menüpontot, és azon belül a “Törzsadatok”-at.

b.) Új törzsadatok rögzítése

Számlázó program bejelentés törzsadatok beállítása 2
A felugró ablakban válaszd az “Új” törzsadatok rögzítését.

c.) Típus kiválasztása

Számlázó program bejelentés törzsadatok beállítása 3
Új törzsadat rögzítéséhez először válaszd ki a vállalkozásod típusát. Miután beállítottad a megfelelő típust, kattints a “Kiválaszt” gombra.
A következőkben a “Társaság” kiválasztásával mutatom be az adatok kitöltését. A kitöltés megegyezik minden esetben, csak a kitöltendő adatokban lesznek eltérések.

d.) Vállalkozásod adatainak a kitöltése

Számlázó program bejelentés törzsadatok beállítása 4
A felugró ablakban töltsd ki a vállalkozásod adatait, majd ha elkészültél, kattints a “Vissza a listához” gombra. (A céged telephelyeit a NAV feliratú fülön tudod megadni.)
Ezzel sikeresen megadtad a céged törzsadatait a bejelentéséhez.

3. A bejelentéshez szükséges “SZAMLAZO” nyomtatvány kiválasztása

SZAMLAZO nyomtatvány betöltése 1
A számlázó program bejelentéséhez először ki kell választanod az ehhez tartozó “SZAMLAZO” nyomtatványt.
SZAMLAZO nyomtatvány betöltése 2
Ehhez kattints az “Adatok” menüponton belül az “Új nyomtatvány”-ra.
Utána a felugró ablakban válaszd ki a “SZAMLAZO” nyomtatványt a sablonok részben. (Ha sok nyomtatványod van, akkor a szűrőben válaszd ki a nyomtatvány nevét)
Ha korábban beállítottad a törzsadatokat, akkor most ki tudod választani az “Adózó” részben a cégedet, és a “Telephely” részben a céged telephelyét. (Ha korábban nem adtad meg, akkor ezt hagyd üresen, és a következő lépésben ezeket az adatokat közvetlenül is meg tudod adni.)

4. Céged adatainak a megadása (Törzsadatok használatával nem szükséges)

Számlázó program bejelentő nyomtatvány kitöltése 1
Első lépésként add meg a céged adatait, amivel a számlázó programot be szeretnéd jelenteni. Ezt az “Azonosítás (B)” elnevezésű részben kell kitöltened. Adatok kitöltéséhez kattints bele a kitöltendő mezőbe.

5. Számlázó programod adatainak a megadása a bejelentéshez

Számlázó program bejelentő nyomtatvány kitöltése 2
A számlázó programod adatainak a megadásához, válaszd a nyomtatványon a “01”-es fület.
A bejelentés esetén a számlázó programokat a NAV 2 kategóriába sorolta, ennek megfelelően kell majd neked is kitölteni a nyomtatványt.
  • Számlázó program: A NAV ide sorolt minden számlázásra alkalmas programot, amik nem online elérhetőek.
  • Online számlázó rendszer: Online számlázó rendszer alatt az interneten keresztül elérhető, számlázó szolgáltatást nyújtó rendszereket érti a NAV.

Online számázó rendszer bejelentése

Számlázó program bejelentő nyomtatvány kitöltése 3
Az “Online számlázó rendszer” bejelentéséhez, a ”Bejelentés C” részt kell kitöltened. (A számlázó program bejelentéséhez pedig a “Bejelentés A” részt kell kitöltened, eltérés csak 1-2 adatban van).
Saját fejlesztésű program N
Rendszer neve 10xOne
Elérhetősége https://live.10xone.com
Online számlázási szolgáltatást nyújtó neve 10xOne Magyarország Zrt.
Adószáma 24261106-2-41
Online számlázórendszer igénybevételének a kezdete Amikortól használod a rendszert.

6. Régi számlázó programod bejelentésének a törlése

Amennyiben eddig is valamilyen számlázó programot / online számlázó rendszert használtál, akkor szükséges a korábban bejelentett számlázó programodat kivonnod.
Erre ugyan az a 30 napos szabály vonatkozik, mint a bejelentésre, ezért ilyenkor ezt is célszerű megtenni.
Itt is először meg kell határoznod, hogy számlázó programot, vagy online számlázó rendszert használtál, és ez alapján kitölteni a “Bejelentés B” (számlázó program) vagy a “Bejelentés D” (online számlázó rendszer) részt.

Online számlázó rendszer kijelentése

Számlázó program kijelentése
Saját fejlesztésű program N
Rendszer neve Régi számlázó programod neve
Elérhetősége https://regiszamlazo.hu
Online számlázási szolgáltatást nyújtó neve Régi számlázó program gyártó Kft.
Adószáma 12345678-9-01
Online számlázórendszer igénybevételének a kezdete Amikortól elkezdted használni a régi rendszert
Befejezése Amikor befejezted a régi számlázó programod használatát

7. Számlázó program bejelentő nyomtatvány elmentése

Elmentése a számlázó program bejelentő nyomtatványnak
Amikor minden adatott kitöltöttél, és leellenőrizted, akkor mentsd el a nyomtatványt, hogy be tudd küldeni.
Ehhez kattints az “Adatok” menüponton belül a “Nyomtatvány mentés”-ére.

7. Lépés: Számlázó program bejelentő nyomtatvány beküldése

Miután elmentetted a számlázó program bejelentéséhez szükséges nyomtatványt, már csak 1 feladatod van hátra: Be kell küldened.

1. Nyomtatvány előkészítése a beküldésre

Nyomtatvány beküldése a számlázó programod bejelentéséhez 1
Kattints a “Kapcsolat az Ügyfélkapuval”-ra, utána pedig a “Nyomtatvány megjelölése elektronikus beküldésre”.
Ilyenkor a kitöltő program lefuttat egy alap ellenőrzést, hogy hogyan lett kitöltve a nyomtatvány. Amennyiben az ellenőrzés nem talált valamilyen alapvető hibát, a nyomtatványból létrehoz egy titkosított állományt, amit elektronikusan el tudsz küldeni a NAV-nak.

2. Nyomtatvány beküldése

Nyomtatvány beküldése számlázó programod bejelentéséhez 2
A számlázó program bejelentő nyomtatvány tényleges beküldéséhez válaszd a “Kapcsolat az Ügyfélkapuval” menüponton belül a “Nyomtatvány közvetlen beküldése az Ügyfélkapun keresztül”-t.
Ilyenkor megjelenik egy felugró ablak, ahol az Ügyfélkapun keresztül történő belépéshez szükséges adataidat kell megadnod, és utána tudod beküldeni a nyomtatványt.

Konklúzió

Remélem még velem vagy, és sikerült kitöltened a számlázó program bejelentéséhez szükséges nyomtatványt.
Amennyiben sikerült eljutnod idáig, akkor megveregedheted a válladat. Sikerült egy újabb komoly akadályát venned a NAV “egyszerű ügyintézésének”.
Sajnos a számlázó programod bejelentésekor felmerülhet pár, előre nem látható probléma. Ezek abból adódhatnak, hogy csak az ÁNYK-n keresztül tudod ezt megtenni, és emiatt a használt számítógépes rendszertől függően lehetnek kompatibilitási problémák.
Amennyiben elakadtál vagy valamilyen kérdésed merül fel, írd meg kommentként és megválaszolom.
Iratkozz fel hírlevelünkre!

12 tipp hogyan csinálj hatékony marketing eszközt a számládból

A számla egy alig használt marketing eszköz. A számlád nagyon költséghatékonyan tudja közvetíteni a marketing üzenetedet. Mellette a számla egy olyan dokumentum, amit sokan egyből kinyitnak, így az ügyfél elérése is nagyon magas.

12 tipp hogyan csinálj hatékony marketing eszközt a számládból

Egy nagyon ritkán használt marketing eszköz a számlád.
A számlád alapvető célja, hogy kifizessék a munkádat. De miért ne használnád fel marketing célokra is?
Wolf Gábor az alábbit írta a számla marketing célú használatáról a Piac és Profit oldalán megjelent cikkében:
„A számla egy üzleti együttműködés alapja, megnyitja az ajtót a további együttműködés előtt, és kiváló marketing lehetőség.”
Ezen felül a számviteli törvény is csak annyit ír elő, hogy szerepelnie kell a számlán a kötelező elemeknek. Mellette viszont lehetőséget biztosít egyéb, marketing típusú üzenetek elhelyezésére is a számlán.
A számla, mint marketing eszköz nagyon költség hatékony. A legtöbb esetben nem kerül plusz költségbe a marketing üzeneted eljuttatása és elhelyezése a számlán.
Ezen felül az „ügyfél elérése” is nagyon magas, mivel a számla egy olyan dokumentum, amit a legtöbb esetben azonnal kinyitnak és elolvasnak. Így azonnal elkapja a célközönséged figyelmét.

Amire érdemes figyelned

  • Ne legyen erőszakos az üzenet
  • A számla legyen szép megjelenésű, a marketing üzenettel együtt, és illeszkedjen a vállalat arculatához
  • Egy számlán csak egy marketing üzenet szerepeljen
  • Az üzenet legyen rövid
  • Változtasd rendszeresen az üzenetet, hogy ne mindig az ismétlődjön
  • Ha képet is elhelyezel, akkor az elkapja a tekintetét az ügyfelednek a többi szöveges tartalom mellett
  • Használhatsz papír alapú számlát is, de ha linket is elhelyezel, akkor az elektronikus számla előnyösebb, mert ott a link közvetlenül kattintható
Hogyan tudod marketing célra használni a számládat? A következőben 12 ötletet mutatok be erre.

1. Kapcsolódó termék / szolgáltatás ajánlása

Ajánlj a számlán egy a rendeléshez kapcsolódó terméket / szolgáltatást. A webshop-ok esetén eléggé elterjedt, hogy amikor kosárba teszel valamilyen terméket, akkor a webshop ajánl további, hozzá kapcsolódó kiegészítő termékeket.
Ugyan ezt a számlán is megteheted.
Az ügyfeled rendelt egy tréninget tőled? Ajánl egy hozzá kapcsolódó oktatási anyagot, például könyvet.
Rendelt egy ruhát? Ajánl hozzá egy kiegészítőt, például cipőt.
Nézd meg melyik termékedhez, milyen kiegészítőt tudnál ajánlani, és ezt írd rá a számlára.

2. Új termék / szolgáltatás bevezetése

Egy új terméket szeretnél bevezetni? A termék hivatalos bevezetése előtt már el tudod kezdeni reklámozni a meglévő ügyfeleid körében, azzal, hogy a számlán írsz róla egy kis kedvcsinálót.
Az ajánlatodnak adhatsz egy kis exkluzivitást is azzal, hogy ráírod, hogy ez az ajánlat csak a meglévő ügyfelekre vonatkozik, a termék piaci megjelenése előtti lehetőségként.
Ha készítesz hozzá egy weblapot (landing page-t), és a linkjét elhelyezed a számlán, akkor az előrendelésekre is könnyen fel tudod venni rá.

3. Kedvezmény ajánlása egy következő vásárlásra

A számlán ajánlhatsz valamilyen kedvezményt is az ügyfelednek, egy következő vásárlására is.
Az ajánlatod erősítése érdekében, érdemes egy időkorlátot is beleírni. Azaz, ha “x” napon belül rendel az adott termékből, akkor kap “Y” % kedvezményt, vagy valamilyen ajándékot.
Ezen felül érdemes beleírni feltételként, hogy csak akkor vonatkozik a kedvezmény, ha a jelenlegi számládat időben kifizeti. Így nem csak egy újabb rendelés esélyét növeled, hanem azt is, hogy a meglévő rendelésedet minél hamarabb kifizesse az ügyfeled.

4. Kedvezménykód (“Kupon”)

Elterjedt marketing eszköz a kupon. Magát a számlát nem célszerű kuponként felhasználni, viszont egy kuponkódot elhelyezhetsz rajta.
A számlán a kuponkód mellé, akár egy linket is elhelyezhetsz, amire kattintva a vevőd egyből be tudja váltani a kupont.
Bolti értékesítés esetén, amikor sima papír alapú számlát állítasz ki, ott egy kuponkód is megfelelő. Ilyenkor a vevődnek elég a kódot bediktálnia a következő vásárlása során.
Az ajánlat erősítése érdekében, itt is lehet kommunikálni, hogy ez egy olyan kedvezmény, ami csak meglévő ügyfeleknek, a számlán lévő kuponkód felhasználásával érhető el.

5. Ügyfél hűség elismerése

A számlán ajánlhatsz valamilyen ügyfél hűség kedvezményt is. Ilyen lehet, hogy például minden 10. vásárlás után kap valamilyen ajándékot vagy ingyen terméket. Ehhez csak gyűjtsön össze 10 számlát, vagy 10 kódot, ami a számlán volt.
Ilyen típusú akciókkal például a pizzériák szoktak gyakran élni. Gyűjts össze 10 pizzás dobozt és cserébe a 11. pizza ingyenes lesz.

6. Brand építés

Közvetlen vásárlás ösztönzés helyett használhatod brand építésre is a számlát. Elhelyezheted rajta a céged logóját, szlogenjét, egyéb marketing üzenetet.
Mellette elhelyezheted a számlán a céged weboldalának, webshopjának, Facebook oldalának a linkjét is.
Ezzel egyszerűvé teszed neki, hogy kapcsolódjon hozzád, amivel növeled a márkád ismertségét, márka-tudatosságot.

7. Ügyfélajánlás szerzése

A számlád felhasználhatod új ügyfelek szerzésére is. Ajánl a vevődnek valamilyen jutalmat, amennyiben új ügyfelet ajánl neked.
Az ajánlás megkönnyítése érdekében érdemes 1 weblapot, és rajta 1 űrlapot létrehoznod, amit a számlán lévő linkre kattintva ér el a vevőd.
Így egyszerűen, pár adat kitöltésével tud új ügyfelet ajánlani neked a jutalomért cserébe.

8. Ügyfélvisszajelzés szerzése

Az új termékek eladásán, ügyfélszerzésén kívül, a számlád lehetőséget kínál, hogy visszajelzést kérjél az ügyfeleidtől.
Kérhetsz a termékedről, szolgáltatásodról, brandedről, ügyfélszolgálatodról, milyen egyéb terméket vásárolnának szívesen, szinte bármiről.
Itt is érdemes azzal megkönnyítened az ügyfeled dolgát, hogy létrehozol ehhez egy online felületet. Ez lehet egy egyszerű űrlap, ahol közvetlenül elküldi a véleményét, de lehet egy online kérdőív is, amit az oldaladon tud kitölteni.
Online kérdőív létrehozásához használhatod a SurveyMonkey oldalát, ahol gyorsan létre tudsz hozni magadnak saját kérdőíveket.
Ez azért is hasznos, mert ha ilyenkor kapsz visszajelzést az ügyfeledtől, akkor még friss az élmény a fejében a vásárlásáról, a termékedről.

9. Elégedett ügyfél ajánlások elhelyezése

Új ügyfélajánláson kívül, elhelyezheted a számlán meglévő ügyfeleid ajánlását is. Ezzel erősíteni tudod az ügyfeled, hogy jó döntést hozott a vásárláskor.
Van 1 pszichológiai jelenség a vásárlás után. Sokan a vásárlást követően elbizonytalanodnak, hogy tényleg jó döntést hoztak-e.
Ezt tudod csökkenteni, ha a számlán más elégedett ügyfelek ajánlását, véleményét mutatod meg. Itt a társadalmi bizonyíték elvét használva, megmutatod az ügyfelednek, hogy jó döntést hozott, mások is elégedettek voltak a termékeddel.

10. Letölthető anyagok / oktató videók

A számlán elhelyezhetsz egy linket valamilyen letölthető anyaghoz, videóhoz.
Készíthetsz egy esettanulmányt, hogy más ügyfeled hogyan használta a terméked, és hogyan lett eredményes ezáltal.
Készíthetsz egy tipp gyűjteményt, ami segít ügyfelednek hatékonyan, élvezettel használni a terméked vagy szolgáltatásod.
Az írásos anyagokon felül készíthetsz erről videókat is. Hogyan használja más ügyfeled a terméked, videón bemutatod és tippeket adsz a használatához. A videó, mint formátum egyre népszerűbb erre a célra.
Ha írsz blogot és ott vannak ehhez kapcsolódó cikkeid, akkor azoknak a linkjét is elhelyezheted a számládon.

11. VIP rendezvény

Meglévő ügyfeleid számára ajánlhatsz egy exkluzív rendezvényt is.
Brian Morris ajánlja ezt az ötletét a cikkében. Lehet ez valamilyen élő szeminárium, online meeting, akár valamilyen szórakoztató esemény is.
A fontos, hogy hangsúlyozd ki, hogy ez egy meghívásos esemény, és csak egy kiválasztott csoportja a vevőknek vehet részt rajta. Érdemes egy határidőt is beletenni, hogy megfelelően tudd tervezni az eseményt.
Ilyen lehet például az, amikor egy nyelvoktató anyagot értékesítesz, és mellé a vásárlóid számára felajánlasz egy 1 órás online előadást, ahol nyelvoktatási tanácsokat adsz nekik, elmondod, hogy hogyan tudják a legeredményesebben használni a nyelvoktató anyagodat.

12. QR kód elhelyezése

A számlán elhelyezhetsz egy QR kódot is. A HVG cikkében ehhez több ingyenes eszközt is találsz.
Az alábbi cikkből megtudhatod, hogy mi is az a QR kód, illetve a cikk végén lévő linken találsz 10 tippet is, hogy mire tudod felhasználni.

+1 Tegyél / csatolj valamit a számla mellé

Ez talán a legelterjedtebb felhasználása a számlának a marketingben. Ilyenkor a számla mellé teszel még valamit a borítékba vagy csatolsz mellé egy dokumentumot.
Lehetőséged van egy brossurát, árlistát, katalógust, gyakorlatilag bármilyen egyéb marketing anyagot a számla mellé tenni.

Összefoglalás

A számla egy alig használt marketing eszköz, pedig rengeteg lehetőség rejlik benne. Nem csak olcsó, de közvetlenül el tudod érni vele a vevőidet.
A számlán elhelyezett marketing üzenettel növelheted a vásárlói hűséget, új eladást generálhatsz, vagy akár visszajelzést kaphatsz a meglévő vevőidtől.
Te használod a számládat, mint marketing eszköz?
Ha igen, írd meg mire használod!
Iratkozz fel hírlevelünkre!

44 tipp hogyan válassz számlázó programot! – Részletes, nagy útmutató számlázó program választáshoz

44 tippet gyűjtöttem össze, hogy milyen szempontokat érdemes figyelembe venned egy számlázó program kiválasztásakor. Keress 10-20 db szempontot, ami fontos neked, és utána ez alapján válaszd ki az ideális számlázó programodat.

44 tipp hogyan válassz számlázó programot! –
Részletes, nagy útmutató számlázó program választáshoz



 
Rengeteg fajta számlázó program található ma a piacon. Ezek eltérnek funkcionalitásában, árazásban, biztonság tekintetében, és még sok szempontból.

A következőkben 8 kategóriába sorolva szedtem össze 44 db szempontot, amik közül te is megtudod találni a számodra fontosakat.


A cikknek a célja, hogy egy áttekinthető formában, minél több szempontot bemutasson. A legtöbb esetben nem lesz mindegyikre szükséged a döntéshez.

Válaszd ki a számodra fontos összehasonlítási szempontokat – hagyd ki ami nem fontos, akár teljes részeket is. Utána pedig a te szempontjaid alapján végezd el az összehasonlítást.

Végül is az a cél, hogy a saját igényeidnek megfelelő számlázó programot találj.


Árazás



Az egyik első szempont amikor számlázó programot választasz, a költsége. Az árazás esetén több fajta üzlet politikával is találkozhatsz, amikor ezt a szempontot vizsgálod, érdemes az alábbiakat megfontolni.

Az árak összehasonlíthatósága érdekében érdemes 3 éves költséggel számolni minden díj esetén.
 

1. Árak


Több fajta árazási konstrukciót is találhatsz a piacon, ezekből a legelterjedtebbek:
 
  • Havi díj: A havidíjas árazás főleg a felhő alapú (online elérhető) szoftvereknél terjedt el. Mellette az egyszeri díjas, telepített rendszereknél is szokott lenni egy havi / éves díj, a verzió-, jogszabály követésre és esetleg a supportra. Minden havidíjat érdemes 3 évre kalkulálni az összehasonlításkor.

  • Egyszeri díj: Az egyszeri díjat főleg a telepített rendszereknél szokták alkalmazni, de sokszor van mellette egy időszaki követési díj, ami tartalmazhatja a törvénykövetést, illetve az új verziók díját.

  • Ingyenes: Az ingyenes szoftverek 3 fő kategóriába sorolhatóak.
1.) Egyszerű, korlátozott funkcionalitása miatt adják ingyenesen. Ilyen szoftvert nem érdemes választani, mert minimális díjért lehet ennél jobb megoldást is találni, és az ingyenesség később többe fog kerülni.

2.) „Reklámokkal fizetsz” az ingyenességért. Elterjedt verziója az ingyenes szoftvereknek, hogy a szoftverben reklámokat kell megtekintened, esetleg a számlára kerül valamilyen reklám üzenete a szoftver cégnek.

3.) „Marketing céllal ingyenes”. Főleg a közepes és nagyobb vállalatok kínálnak valamilyen teljes értékű megoldást ingyen. Ezek funkcionalitásban megegyeznek a komolyabb, fizetős termékekkel. 
A cégeknek azért éri meg mégis ingyenesen kínálni, mert van más fizetős termékük is mellette. Ennek a költségére, mint marketing költség gondolnak, amit amúgy is elköltenének más marketing csatornákon. Így viszont értéket tudnak adni az ügyfeleiknek ugyanabból a pénzből, amit máskülönben egy hirdetésre költenének.


2. Rejtett költségek
 
A számlázó program egyszeri vagy havi használati díja mellett érdemes végig gondolnod az egyéb költségeket is.

  • Rendszeres díjak: Kell-e valamilyen plusz rendszeres díjjal kalkulálnod? Például verzió követés, termék támogatás, jogszabályi megfelelés követése és hasonlók. Ezeket a díjakat is érdemes 3 évre kalkulálni.

  • Egyszeri díjak: Vannak-e egyszeri költségeid a használat megkezdésekor? Például telepítés költségei, hardver bővítés költségei, kiegészítő szoftver vásárlása (pl. SQL szerver), webes rendszereknél az ehhez kapcsolódó szerverek díja.
 

3. E-számla kiállítás díja

 
Számlázó program használatakor érdemes megfontolnod az e-számla használatát, mert rengeteg előnnyel jár. Általánosságban elmondható, hogy az e-számla kiállítás olcsóbb, és kényelmesebb, mint a papír alapú számla kiállítása.

Annak ellenére, hogy az e-számla kiállításáért a legtöbb cég külön díjat számol fel – mivel általában nekik is plusz költséggel jár a számlák elektronikus hitelesítése - a papír alapú számlák esetén a postázás, és egyéb járulékos költségek általában jóval magasabbak.
 

4. Hűségidő

 
Sok előfizetéses rendszerben használható szoftver esetén hűségidő vállalásáért cserébe valamilyen kedvezményt kapsz. A kedvezmény mellett érdemes megfontolnod a hűségidő feltételeit is.

Könnyen előfordulhat, hogy 3-6 hónap múlva kiderül, hogy mégsem ezt a szoftvert szeretnéd használni, mert például rájössz, hogy nehezen használható, sok hibája van. Ilyenkor számíts rá, hogy a hűségidő miatt, akár tetemes „bánatpénzzel” is jár a kiszállásod.
 

5. Korlátozások

 
Az alap áron kívül meg kell még vizsgálni, hogy a számlázó program használata milyen korlátozásokkal jár. Ilyen lehet, hogy az ár csak adott darab számú számla kiállítását tartalmazza, csak adott számú felhasználó használhatja, a termék támogatás / jogszabály követés csak egy adott időre vonatkozik.

Amennyiben van olyan korlátozás, ami neked további kiadásokat jelent, akkor ezeket is érdemes a 3 évre vetített költségekbe beleszámolni.
 

Számlázás – alap funkciók




A számlázás főbb funkcióit két csoportba bontottam. Az alap funkciók közé kerültek a legfontosabb, egy számlázó programtól elvárható funkciók.

A további funkciók közé pedig olyan további funkciókat gyűjtöttem össze, amik hasznosak lehetnek a munkád során. Ezen funkciók meglétét még „felár” ellenében is érdemes mérlegelni, mert akár a kezdetektől fogva kisebb-nagyobb hasznot jelentenek a cégedben, ami sokszor forintosítható is.

Ez lehet hatékonyabb munkavégzés, valamilyen költségmegtakarítás, vagy valamilyen további előny.

Elizabeth Wasserman az inc.com-on a számlázó programok kiválasztásáról szóló cikkének az egyik javaslata, hogy írjunk egy "kívánság listát". Ez alapján a lista alapján értékeljük majd a kiválasztott számlázó programokat. Az értékelés során vegyük figyelembe, hogy melyek azok, amik nélkül még tudunk élni. Illetve ő is azt javasolja, hogy próbáljuk is ki a kiválasztott szoftvereket.
 

6. Könnyű használat, átlátható felhasználó felület


Talán az egyik legfontosabb szempont a könnyű használat, és az átlátható felhasználói felület. Ennek megítélése az egyik legszubjektívebb értékelési szempont, érdemes akár több számlázót is kipróbálnod. Vagy akár összehasonlítani a jelenleg használt számlázó programoddal.

Itt arra érdemes figyelned, hogy egy megszokott megoldás használata mindig egyszerűbb, mint egy új megismerése.

Ha az új rendszer használatának a megszokása, megtanulása egy kis ráfordítást igényel, ez később sokszor bőven megtérül. Viszont ha egy számla kiállítása 15-20 percet vesz igénybe, a számlázó teljesen érthetetlen, használata olyannak tűnik, mint egy UFO-t vezetni, akkor inkább keressél más megoldást.

Nézd meg, hogy a navigációhoz szükséges funkciókat egyszerű, természetes megtalálnod, vagy „vadásznod” kell rájuk és kattintanod mindenre. A számlázáshoz szükséges adatok bevitele egyszerű, vagy rengeteget kell kattintanod és görgetned a képernyőt hozzá.
 

7. Adatok kezelése / rögzítés


Érdemes megnézni, hogy a legfontosabb adatokat, amik a munkádhoz szükségesek, nyilván tudod-e tartani. Mindenkinek lehet szüksége egyedi, speciális adatok kezelésére, de ha a fontos adatok 80-90%-át nyilván tudod tartani, és a maradékot is legalább megjegyzés szinten tudod rögzíteni, akkor az megfelelő lehet.

Nem csak az fontos, hogy könnyen tudsz-e rögzíteni új vevőt, számlát. Érdemes megnézni, hogy számla rögzítése közben is tudsz-e felvenni új vevőt, cikket. Vagy ilyenkor abba kell hagynod a számla készítését, felvenni a szükséges adatokat, és újra elkezdeni elölről a számla kiállítását.
 

8. Törzsadatok kezelése / alapértelmezések


Nagyban megkönnyíti a munkádat, ha a legfontosabb törzs adatokat nem kézzel kell állandóan rögzíteni, hanem csak ki kell választanod, mert már előre feltöltésre kerültek.

Ilyen lehet az ÁFA értéke, városok, devizanemek, fizetési módok listája. Rengeteg plusz munkát vagy időmegtakarítást jelenthet, attól függően, hogy ezeket neked külön fel kell vinni, vagy csak ki kell választani. Főleg, ha minden egyes számla kiállításakor kézzel kell ezeket rögzíteni.

A törzsadatokon kívül az alapértelmezések is időt takaríthatnak meg a munkád során. Ilyen lehet például a vevői fizetési mód megadása, vagy ha több devizát is használsz, akkor ezek alapértelmezése.

Ha alapértelmezni tudod őket, akkor elég csak egyszer megadni, és utána a legtöbb esetben csak használod őket.
 

9. Számla típusok


Alap vevői számlát minden számlázó program ki tud állítani. Viszont ezen felül több fajta számla típus használata is elfogadott a magyar jogszabályoknak megfelelően.

Választás előtt mindenképp nézd meg, hogy ki tudod-e állítani a megfelelő számla típusokat a rendszerből.

Ilyen lehet a proforma számla, sztornó számla, vagy akár a helyesbítő számla. Mindegyiknek vannak különféle üzleti előnyei, ami miatt használják a vállalkozások, ne foszd meg magad ezektől az előnyöktől.

Vagy ilyen lehet, akár a szállítói számlák kezelése is, így a kiadásaidat is nyomon tudod követni, és cash-flow szemléletű kimutatásokat tudsz készíteni.
 

10. E-számla


A számla típusok mellett, egy másik fontos szempont sokaknál, hogy tudnak-e e-számlát kiállítani.

Az e-számlának általában van egy hitelesítési díja, de sok esetben ez a töredéke a postázási költségeknek, és az erre fordított időnek. (Sokkal kényelmesebb email-ben elküldeni 1-2 kattintással, mint fél órát sorban állni a postán).
 

11. Cikkek / szolgáltatások kezelése


Egy számlázó program esetén elvárható, hogy a használt cikkeket és szolgáltatásokat fel tudd rögzíteni, és számlázáskor ezeket fel tudd használni.
 

12. Árlisták, kedvezmények, akciók kezelése


Ezen funkció megléte, már nem olyan alapvető, mint a cikkek kezelése. Viszont rengeteg időt tudsz megspórolni azzal, ha van árlista kezelés, ahol nyilván tudod tartani az áraidat, és mellette akár a kedvezményeket, és akciókat is.

Így nem kell ezeket minden egyes számlázáskor kézzel megadnod, kiszámolnod, hanem ezt elvégzi helyetted a számlázó program.
 

13. Kereső tulajdonságok


A keresési lehetőségek egyre fontosabbá válnak, ahogy egyre több adat kerül be a rendszerbe. Több 100 vagy 1000 számla között nehéz megtalálni a keresett számlát, ha egyesével kell végignézned őket.

Minimum elvárásként megfogalmazható, hogy a partnerek között név/név részlet alapján tudj keresni. A számlák között pedig minimum a számlák sorszáma alapján.

Emellett hasznos lehet, ha például keresni tudsz számla típusa alapján, fizetési állapot alapján (meg tudod tekinteni, hogy mely számláid nincsenek még kifizetve). 
 

Számlázás – további funkciók




Itt olyan funkciók kerülnek bemutatásra, amik nem feltétlenül része egy alap számlázó programnak, lehet, hogy külön díjba kerül a használatuk is. Viszont ezek a funkciók megléte, akár jelentős költség vagy időmegtakarítást is jelenthet.

Illetve a számlázó programok fejlődésével egyre több olyan funkció jelenik meg, ami korábban csak a pénzügyi rendszerek sajátossága volt, ma pedig már akár egy számlázó programból is elérhető.


 

14. Kifizetések nyomonkövetése


Egy fontos funkció a számláid kifizetésének a nyomonkövetése. Így mindig pontosan tudni fogod, hogy melyik számládat fizették már ki, és melyiket nem.

Hasznos funkció hozzá, ha valamilyen szűrővel meg tudod tekinteni a kifizetetlen számláid listáját.

Ezzel drasztikusan tudod csökkenteni az esélyét annak, hogy elfeledkezel egy kifizetetlen számládról, és emiatt sohase kerül kifizetésre.
 

15. Hálózatos használat / csoport munka


A döntés előtt mindenképp vedd figyelembe, hogy szükséged van-e hálózatos működésre, több munkatársad közösen fogja-e használni.

A számlázó programot 1 vagy több gépre lehet-e telepíteni, közös adatbázist használnak-e a telepített programok.

Online programok esetén a legtöbb esetben több munkatárs is tudja használni egy mai eszközről, és ezek hálózatosan működnek.
 

16. Hosszútávú funkciók


Számlázó program választásakor érdemes hosszútávon gondolkodnod. Nem csak amiatt, hogy a számlázó programot több évig tudjad használni. Abból a szempontból is érdemes végig gondolnod, hogy ha később új igényeid merülnek fel, akkor a szoftver gyártójától igénybe tudsz-e venni további megoldásokat is.

Céged növekedésével szükséged lehet iktatási rendszerre, CRM rendszerre, raktárkészlet kezelésre és még rengeteg egyéb megoldásra.

Amennyiben olyan számlázó programot választasz, aminek a gyártója más megoldásokat is kínál, később új területeken sokkal gyorsabban tudod majd elkezdeni ezek használatát (és sokszor olcsóbban is).

Egyrészt nem kell nulláról megtanulnod új szoftver használatát. Másrészt, ha integráltak a szoftver megoldásai (együtt működnek a modulok – pl. számlázásnál és szerződéskezelésnél is ugyan azt a közös partner nyilvántartást használod), nem kell a migráció (adatok áttöltése másik szoftverbe) fájdalmas és költséges lépéseit is végig járnod.
 

17. Email integráció


Az email integráció azért hasznos, mert így közvetlenül a rendszerből tudsz leveleket küldeni. Jobb esetben akár hozzá is kapcsolhatod a levelezésed a számlához, amivel kapcsolatos.

Emellett, ha közvetlenül el tudod küldeni a rendszerből email-ben a számlát, azzal időt is megtakarítasz, ügyfeled gyorsabban megkapja a számlát, és ezáltal remélhetőleg a számlád is gyorsabban kifizetésre kerül.
 

18. Fizetési felszólító levél / számla lejárat értesítő


A számlád lejárat előtti értesítő küldésével, vagy a lejárt számládhoz kapcsolódóan fizetési felszólítás küldésével növelni tudod az esélyét, és a gyorsaságát a számlád kifizetésének.

A számlázó programból kiállítva csökkenteni tudod ennek az elkészítésének az idejét, ha automatizálni is tudod, akkor még egyszerűbb lesz a dolgod.
 

19. Online fizetési lehetőségek


Magyarországon még nincs túlzottan elterjedve ez a szolgáltatás a számlázó programok / pénzügyi rendszerek körében, de külföldön már rengeteg szolgáltató kínál ilyen megoldást.

A számlázó programokkal olyan számlát tudsz küldeni az ügyfelednek, amire kattintva ő egyből ki is tudja egyenlíteni azt egy online fizetési felületen, például bankkártyával.
 

20. Ügyfélportál


Az ügyfél portál egy online felület, ahonnan az ügyfeleid le tudják tölteni a nekik küldött számláidat. Ez a te ügyfeleid számára lehet egy plusz kényelmi funkció.

Illetve növelheti a számla kifizetés esélyét, ha szükség esetén hozzá tudnak férni az ügyfeleid a számláikhoz, amit küldtél nekik.
 

21. Felhő vagy helyben telepített szoftver


Egy alapvető döntés, hogy online, felhő alapú szoftvert, vagy helyben telepített szoftvert használsz.

A felhő alapú szoftverek esetén az egyik leggyakoribb kifogás, hogy az adatok nem nálunk vannak, és sokan félnek, hogy mennyire biztonságos ez a megoldás.

A biztonsággal kapcsolatos szempontokról a későbbiekben még részletesen fogok írni, ezért itt csak annyit emelnék ki, hogy ma már sok olyan szolgáltató van, aki legalább olyan biztonságos felhő alapú megoldást tud kínálni – ha nem biztonságosabbat – mint a helyben telepített megoldások.

Helyben telepített megoldás elsőre sokaknak biztonságosabbnak tűnhet, de ez önmagában nem igaz. Lehet biztonságosabb és nem biztonságosabb is, attól függően, hogy milyen biztonsági megoldásokat alkalmazol.

Ezen felül a felhő alapú megoldásoknál a szolgáltatók a teljes üzemeltetést ellátják, neked csak egy megfelelő informatikai eszközre van szükséged, amivel az internetre tudsz csatlakozni.
 

22. Mobil alkalmazás


Az okos telefonok és tabletek elterjedésével igényként merülhet fel nálad, hogy ezekről az eszközökről is elérhető legyen a számlázó programod.

Lehet, hogy útközben, az ügyfelednél a megállapodás után szeretnél kiállítani egy számlát. Megtekinteni egy megbeszélés közben, hogy milyen számláid kerültek kifizetésre, stb.

Erre általában kétféle módon van lehetőséged. Az egyik, hogy valamilyen külön alkalmazást fejlesztett hozzá a cég, amit le tudsz tölteni a tabletedre, vagy okos telefonodra.

A másik lehetőség, hogy  számlázó program a böngészőből érhető el. Ezek a megoldások általában platform függetlenek, így a legtöbb „modern” eszközről és böngészőből elérhetőek. (Az elmúlt 2-3 évben megjelent eszközökön, és kiadott böngésző verziókon általában futnak).

Ha fontos szempont számodra, akkor döntés előtt mindenképp próbáld ki az eszközödről is a számlázó programot.
 

Számlázás külföldi országokba




Ha külföldi országokba számlázol, akkor érdemes megfontolni a további funkciók meglétét a szoftverben.

A számla kibocsátás alapvető szabályairól további tájékoztatást kaphatsz a NAV által kiadott "A számla, nyugta kibocsátásának alapvető szabályai 2016." tájékoztató füzetből.
 

23. Több devizanem kezelése


Amennyiben külföldi partnereknek is szeretnél számlázni, elengedhetetlen, hogy a szoftver kezelni tudjon több devizanemet.

Emellett nagyon hasznos funkció, ha a szoftver rendelkezik adatkapcsolattal az MNB-vel, mert így a rendszer le tudja onnan kérni a friss deviza árfolyamokat és nem neked kell minden alkalommal kikeresni és berögzíteni ezeket.

Ez nem csak gyorsabb, de a hibázás lehetősége is lecsökken. 

24. Fordított ÁFA kulcs kezelése


A devizanemek kezelése mellett, egy másik nagyon fontos funkció külföldi partnerek esetén, a fordított ÁFA kulcs kezelése. Sok esetben enélkül nem fogsz tudni számlázni külföldiek számára.
 

25. Számla nyelve


A devizanemek és a fordított ÁFA kezelés mellett a számla nyelve még egy nagyon fontos szempont. Minimum igényként elvárható az angol nyelvű számla kiállítása, de sokkal jobb, ha az adott partner nyelvén tudod kiállítani a számlát.

A nem magyarul kiállított számlák esetén azzal viszont számolni kell, hogy a NAV kérheti a számlák fordítását. (Német, angol és franca nyelv esetén ez nem jellemző).
 

Számla design



Egy fontos szempont lehet, hogy milyen megjelenésű a számlád, amit ki tudsz állítani a számlázó programból.

A jogszabályok főleg a számla tartalmi megjelenésére vonatkoznak, így a formai megjelenésben sok szempontból szabad kezet kapsz. Ezáltal a számla megjelenését a céged arculatára tudod szabni, elhelyezheted rajta céged logóját. Ezzel is növelni tudod a professzionális megjelenésed az ügyfeled szemében.

A számla designnal kapcsolatosan érdemes elolvasod Szlafkai Éva kreatív cikkét a számlák designjával kapcsolatosan. A cikkben, és a benne lévő linken is találsz további ötleteket szép megjelenésű számlákkal kapcsolatosan.
 

26. Céges logó hozzáadás


Az egyik legegyszerűbb és legalapvetőbb design elem a céged logója lehet a számlán. Minden ügyfeled számára egyértelműen látható, hogy ez a számla tőled érkezett, és egy elegáns céges logó szebbé teszi a számlád megjelenését.
 

27. Egyedi szöveg elhelyezés a számlán


Egyedi szöveg elhelyezése a számlán elsősorban marketing célokból lehet hasznos. Lehetőséget biztosít neked, hogy marketing üzenetet helyezz el a számlán, például akciókra / termék ajánlásokra vonatkozóan.
 

28. Számla sablonok


Hasznos, ha a szoftver tartalmaz már előre összeállított számla sablonokat. Így azonnal tudsz szépen kinéző számlákat készíteni, vagy ha lehetőség van rá, akkor kisebb igazításokkal egyéni ízlésednek megfelelően variálni őket.

Általánosságban elmondhatjuk, hogy 5-10 db egyedi megjelenésű számla designból már sokan megtalálják a nekik megfelelő kinézetet.
 

29. Egyedi számla design


Amennyiben lehetőség van egyedi számla design-ra, akkor a saját ízlésednek és a céged megjelenésének megfelelő, egyedi megjelenésű számlát tudsz készíteni.

Amennyiben számla sablonok közül is tudsz választani, akkor még könnyebb a helyzeted, mert elég csak kisebb-nagyobb mértékben módosítani a meglévő számla sablonokat ahhoz, hogy egy szép és egyedi megjelenésű számlát tudj küldeni az ügyfeleidnek.
 

Biztonság




Egy nagyon fontos szempont a számlázó program választásakor, hogy milyen biztonságban vannak az adataid. Ez elsősorban a felhő / online elérhető szoftverek vonalán szokott felmerülni. A telepített alkalmazások esetén kevésbé gondolnak az emberek az adataik biztonságára.

Általánosságban egyik megoldásról sem lehet kijelenteni, hogy biztonságosabb, mint a másik.

A felhő alapú megoldások esetén nem nálad vannak az adataid, ami sok embernek jelenthet kellemetlen érzést. Viszont érdemes mellette azt is figyelembe venni, hogy a közepes és nagyobb vállalatok olyan szakembereket és biztonság technológia megoldásokat tudnak alkalmazni, amit az átlag kis és közép vállalatok nem engedhetnek meg.

Náluk ezek a költségek nem 5-10-20 felhasználó között oszlanak meg, hanem sokszor 1.000 vagy akár 10.000 fős felhasználói létszámra vonatkoznak.

Emellett érdemes azon is elgondolkozni, hogy az iparági statisztikák szerint az adatlopások több, mint 2/3-ban egy belső munkatárs is közreműködik szándékosan vagy figyelmetlenségből. A Digital Guardian és a The HT Group is írt ebben a témában 1-1 cikket.

 

30. Jogszabályi megfelelés


Alapvető elvárás egy számlázó programmal szemben, hogy megfeleljen a jogszabályoknak. Mind a kiállított számla a 23/2014 (VI.30) NGM rendeletnek, mind az egyéb, a számlázó programokkal szemben támasztott előírásnak, mint például a 2016. január 1.-től előírt „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” előírásnak.

Amennyiben ezeknek nem felel meg a kiválasztott számlázó program, akkor semmiképp se válasszad.

Emellett érdemes megvizsgálni azt is, hogy későbbiekben is nyújt-e jogszabály követést a számlázó szoftver (és ez milyen költségekkel jár neked).
 

31. Titkosított adatküldés


Amennyiben egy távoli szerveren vannak tárolva az adataid, fontos, hogy ezek titkosítva kerüljenek elküldésre, és így hackerek ne tudják ellopni az adataidat.

Erről te is pillanatok alatt meg tudsz győződni, elég megnézni a böngésződben, hogy az oldal címe https-el vagy http-vel kezdődik-e. Amennyiben https-el kezdődik, akkor megnyugodhatsz, hogy adataid titkosítva kerülnek elküldésre, ha http-vel, akkor érdemes óvatosnak lenni.
 

32. Szerverek


A szerverek elhelyezése is egy nagyon fontos szempont a biztonság megítélésekor, függetlenül, hogy ezek saját vagy a szolgáltató szerverei.

Ma már elvárható a biztonság szempontjából, hogy a szerverek olyan szerver parkban legyenek, ahol megoldott a 24*7 órás védelem, automatikus tűzoltás, szünetmentes áramellátás.

A választott megoldásunk jó, ha megfelel annak az előírásnak is, hogy a szerverek 2 különböző helyszínen vannak (földrajzilag 260 km-es távolságra), és az adatok tükrözve vannak. Azaz, ha bármelyik szerver leáll az egyik helyen, a másikban lévő szerverekről továbbra is zavartalanul folytathatod a munkádat.
 

33. ISO minősítések


Online számlázó programok esetén (illetve bármilyen megoldás esetén) jót jelent a biztonságra vonatkozóan, ha a rendszer az alábbi 2 ISO minősítéssel rendelkezik:

Ezen két minősítés igazolja, hogy a vállalkozás képes nyújtani neked az elvárt információ biztonsági szintet – a szolgáltatások folyamatos rendelkezésre állását, teljes körű adatbiztonságot.
 

34. Kié az adat?


Elsőre talán furcsa kérdés, de mindenképp fontos tisztázni, hogy kié az adatod. (Elég csak a Facebook-ra gondolni).
Olyan számlázó programot válassz, ahol garantálják, hogy az adataid azok a Tiéd. (Legyen benne az ÁSZF-ben)
 

35. Biztonsági másolat


Az adataidról folyamatosan készüljön biztonsági másolat. A legjobb esetben ezek folyamatosan történnek egy vagy több másik szerverre. Így probléma esetén mindig lesz egy friss mentés az adataidról.
 

36. Kipróbálási lehetőség


Csak olyan számlázó programot válassz, amit előtte lehetőséged van kipróbálni. Az összes komolyabb szoftver forgalmazó lehetőséget kínál valamilyen formában a számlázó program kipróbálására.

Lehet ez egy próbahónap, demo verzió, valamilyen próba csomag. Általában egy 30 napos díjmentes próba elvárható ebben az esetben.

Ezáltal lehetőséged van kipróbálni a szoftvert, rendelkezik-e a neked szükséges funkciókkal, egyszerű-e a használata.
Rajtad kívül érdemes 1-2 olyan munkatársnak is kipróbálnia, akik napi szinten használni fogják.
 

37. Mennyire megbízható a vállalkozás akié a rendszer


A vállalkozás megbízhatósága is egy fontos szempont lehet a választáskor. Pár alapadat megvizsgálásával többé-kevésbé kaphatsz egy általános képet a vállalkozás jelenlegi helyzetéről.

Érdemes olyan céget választani, aki 3-5 éve már a piacon van, nem veszteséges és a saját tőkéje eléri a 20 M Ft-ot. A cég legfontosabb adatait a beszámolójában tudod ellenőrizni az Igazságügyi Minisztérium ingyenesen használható adatbázisában. 

Ez természetesen nem jelent garanciát a jövőre nézve, de mindenképp jobb kilátások, mint egy pár hónapja 1-2 millió Ft-ból megalapított cég esetén. Vagy ha a cég folyamatosan veszteséges volt az elmúlt években.

38. Garantált rendelkezésre állás


A garantált rendelkezésre állás azt jelenti, hogy egy adott időszakban hány százalékban garantálja a szolgáltató, hogy elérhető lesz a szoftvere.

Ezt helyben telepített megoldások esetén is mérlegelni kell, mert ott is biztosítania kell valakinek, hogy működjön az informatika, használható legyen a számlázó programod.

100%-os rendelkezésre állás nem létezik semmilyen megoldásban. 95%-98% rendelkezésre állás az esetek többségében már kielégítő lehet.

Összehasonlításképp a világ 2 legnagyobb szerver szolgáltatója – és ez csak a szerverekre vonatkozik – garantált rendelkezésre állása: Microsoft Azure szever 99.9% -  Amazon szerverek 99.95%.
 

39. Adatok exportálása


Külső szolgáltató esetén sok ember számára megnyugtató lehet, ha lehetősége van az adatait exportálni. Így a legfontosabb adataidról bármikor tudsz „biztonsági másolatot” készíteni.

Általában Excel-ben vagy valamilyen más elfogadott adat struktúrában szokták biztosítani a szoftverek az exportálást.
 

Kimutatások / jelentések




Már egy számlázó szoftver esetén is fontos döntési szempont, hogy milyen kimutatásokat tudsz készíteni.

Mivel a számlázó programodban benne vannak a legfontosabb partner adatok és bevételi adataid, ezért fontos következtetéseket tudsz levonni belőlük a céged, üzleted működésére.

Emiatt nagy hiba lenne ezt kiaknázatlanul hagyni, vagy külön kézzel csinálni ilyen típusú kimutatásokat, ha pár kattintással megvalósítható.
 

40. Kimutatások


Fontos, hogy legyen lehetőséged kimutatások készítésére, ahol áttekintheted a legfontosabb pénzügyi adataidat, például cash-flow kimutatás.

Ha valamilyen „szám” kimutatást megtekinthetsz, az már sok esetben megfelelő, de ha ezt valamilyen vizuális módon tudod megtenni, pl. grafikonok formájában, az még jobb.
 

41. Előre összeállított kimutatások


Az értékelés szempontjából egy hasznos funkció, ha már vannak előre összeállított kimutatások/nézetek. Így neked nem kell külön erre is időt fordítanod.

Legalább az 5-10 legfontosabb kimutatás legyen elérhető előre összeállított nézet formájában, azok, amiket a legtöbbször használni fogsz. 

42. PDF vagy exportálható kimutatások


Fontos funkció lehet, hogy ezeket a kimutatásokat tudod-e exportálni későbbi felhasználásra. Így később fel tudod őket használni további elemzésekre, vagy például jelentések megírásához.
 

Segítség és support




A választáskor sokszor figyelmen kívül hagyott szempont, de érdemes nagyon alaposan megfontolni ezt is. Gondold végig, hogy ennek hiányában hova – kihez tudsz fordulni, ha valamivel elakadsz, kérdésed van.

43. Tudásbázis


Ha valamikor elakadsz a számlázó program használatával, az egyik praktikus megoldás, a rendszer „tudásbázisához” fordulni. Erre többféle megoldást is található a piacon, és személy függő, hogy kinek mi a legmegfelelőbb. Ezek közül a leggyakoribbak:

  • Mező szintű súgó: A rendszerben a mezőkhöz tartozik egy súgó, ahol megtekintheted, hogy egy-egy funkció mire szolgál.

  • Felhasználói kézikönyv: A klasszikus formája a szoftver használat leírásának. Ez lehet akár egy PDF, HTML-el alapú vagy akár belső felületen elérhető leírás is

  • Oktató videók: Egy másik egyre elterjedtebb formája a rendszer használatát segítő oktató videók, ahol videón bemutatva tekintheted meg a rendszer használatát.

  • GYIK: Sok esetben lehet találni egy „GYIK” (Gyakran Ismételt Kérdések) oldalt, ahol a legfontosabb kérdéseidre kaphatsz választ.
 

44. Ügyfélszolgálat


A másik fontos forrása a segítségnyújtásodnak, a cég által nyújtott ügyfélszolgálat. A legkézenfekvőbb a telefonos ügyfélszolgálat, de általában ez a legdrágább is, mivel ennek a biztosítása kerül a legtöbbe a cégeknek.
Választáskor érdemes megvizsgálni, hogy kérdés esetén milyen minőségű választ kapsz, és milyen gyors a válaszadás.

  • Email: Email-en keresztül tudod feltenni a kérdéseidet, és azon keresztül kapsz választ.

  • Ticket rendszer: Ez szinte mindenben megegyezik az email-es ügyfélszolgálattal, itt csak annyi a különbség, hogy nem egy email-t küldesz, hanem általában a rendszeren belül, egy űrlapon keresztül küldöd el a kérdéseidet.

  • Telefonos: Ez a legkényelmesebb módja az ügyfélszolgálat elérésének, viszont általában ez a legköltségesebb is.
 

Konklúzió


A számlázó program választásakor rengeteg dolgot figyelembe tudsz venni, ezért érdemes kiválasztani a számodra legfontosabb szempontokat.

A fentiekben a célom az volt, hogy írjak egy minél részletesebb listát, amiben mindenki megtalálhatja a számára fontos szempontokat. Viszont amikor összehasonlítod a számlázókat, vagy döntést hozol, akkor azokra fókuszálj, amik neked számítanak. A többit nyugodtan hagyd figyelmen kívül.

Ha nincs külföldi ügyfeled, és nem is tervezed, hogy lesz, akkor hagyd ki az egész „számlázás külföldi országokba” részt.
Ha megfelelő a mindenki által használt számla kinézet, akkor hagyd ki a teljes „számla design” részt, vagy ha csak annyit szeretnél, hogy a céges logód rákerüljön a számlára, akkor csak ezt az egy szempontot vedd figyelembe ebből a részből.

Remélem sikerül megtalálnod a számodra megfelelő számlázó programot.

Te milyen szempontok alapján választasz számlázó programot? Írd meg kommentként.