10xOne - Üzleti, szakmai blog

Vállalatvezetés forradalmian jobban - ERP, CRM, munkafolyamat-kezelés, projektvezetés,
feladatkezelés, dokumentum kezelés és még több

E-számla használata - számlázz mostantól olcsóbban és egyszerűbben

E-számla használata - számlázz mostantól olcsóbban és egyszerűbben

E-számla használata - számlázz mostantól olcsóbban és egyszerűbben



Cikkünkben az e-számlát fogjuk bemutatni. Milyen előnyei vannak, és milyen kötelezettséggel kell számolnod, mind kiállítóként, mind befogadóként. 
Az e-számla kiállításának több előnye van a hagyományos papír alapú számlához képest, nem csak kényelmesebb, gyorsabb, hanem olcsóbb is.

Mi az e-számla?


Elektronikus úton előállított és küldött számviteli bizonylat (e-számla). Az eltérés a papír alapú számlához képest, hogy ezen szerepel  egy digitális aláírás és időpecsét. Egyéb tekintetben mindenben megegyezik a normál papír alapú számlával, a könyvelése ugyan úgy történik. 
Azaz a fő eltérés, hogy a papír alapú számlát papír alapon kell kiállítanod, befogadnod. Az e-számlát csak elektronikusan tudod kiállítani és befogadni (majd tárolni).
Az e-számla csak elektronikus formában tekinthető adóügyi bizonylatnak, így nincs értelme kinyomtatnod.

Miért éri meg neked az e-számla használata?



Az e-számla használatának több előnye is van a papír alapú számlához képest. 
Az egyik előnye, hogy olcsóbb mint a normál számla. Általában van egy előállítási (hitelesítési díja), ami általában 10 - 60 Ft között van. 
Ehhez képest, a papír alapú számla költsége, akár a 600 Ft-ot is elérheti. Ebben az esetben számolnod kell a nyomtatás költségével (papír, nyomtatás), az adminisztráció, postázás (plusz költség az ajánlott,  tértivevényes feladás). 
E mellett befogadóként is többletköltséget jelent neked, fel kell dolgoznod, scannelned, tárolnod.
Az e-számlát a lehető leggyorsabban el tudod juttatni az ügyfeledhez. Amíg egy papír alapú számla esetén el kell menned a postára és feladni, majd a feladástól függően 1-3 nap amíg megérkezik az ügyfeledhez. Ezzel szemben az e-számlát másodpercek alatt el tudod küldeni email-ben.
Mai világban minden a környezettudatosságról szól, elektromos autó, szelektív hulladékgyűjtés, újrahasznosítás. Ha e-számlát használsz, akkor véded a természetet is, mivel nem nyomtatsz feleslegesen papírt. 
A fentiek mellett sokkal kényelmesebb is, mert bárhonnan elküldheted email-ben, utazás és sorbanállás nélkül. 

Milyen költséggel kell számolnod az e-számla és a normál számla esetén?



Ha a vállalkozásod havonta 100 db  számlát állít ki, akkor átlagos költséggekkel számolva, ez az alábbi módon néz ki: 

E-számla: 20 Ft-os e-számla árral számolva, a 100 db e-számla költsége 2.200 Ft. 

Normál számla: A Posta hivatalos kalkulátorát használva, 585 Ft-ra jön ki egy számla ügyfeledhez történő eljuttatása, ami egy hónapra 58.500 Ft. (A kalkulációkor szabvány 30g alatti levéllel számoltunk, ami ajánlottan és tértivevényesen lett feladva). 
Ha sima levélként küldöd, akkor is 115 Ft a postázás költsége, azaz 100 levél esetén 11.500 Ft.
(A fentiekben postára járás idő igényét, és egyéb járulékos költségeket, mint például a papír, nyomtatás, stb. figyelembe se vettük)

A két számla előállítása és az ügyfeledhez való eljuttatásának költsége közötti árkülönbség magáért beszél. 

Kötelezettségeid az e-számla kiállításakor és befogadásakor



Egy 2015-ös EU-s jogharmonizáció miatt megfelelnek a digitális aláírás és időpecsét nélkül kiállított e-számlák is a jogszabályoknak. 
Viszont a befogadó cégnek az e-számlát elektronikus dokumentumként kell tárolnia, ezért arra egy külön jogszabály is vonatkozik rá, a "114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet” a digitális archiválás szabályairól.
Ez a jogszabály előírja, hogy az elektronikus dokumentum tárolásakor az időpecsét kötelező. 
Azaz egyrészt kiállítani ki lehet szabályosan az e-számlát időpecsét nélkül, de a befogadó nem tárolhatja nélküle. 
Ezen felül az ÁFA törvény értelmében a vevőtől engedélyt kell kérni, hogy e-számlát küldhess neki. A vevődtől többféle módon is kérhetsz engedélyt. Ez lehet szóban, írásban, tartalmazhatja az ÁSZF-ed, de akár csak simán el is küldheted neki, mert az ÁFA törvény nem tartalmaz szankciót az írásos hozzájárulásra. Viszont ha az ügyfeled kifogásolja ezt, akkor el kell küldened neki normális papír alapú számlaként. 
Befogadóként neked elektronikusan kell tárolnod, és a NAV-nak kérésre fájl formátumban kell átadnod. 
Az e-számla kiállításához nem kell semmilyen külön engedélyt kérned, ha a számlázó programod bejelented a NAV-nak és az ki tud állítani a jogszabálynak megfelelő e-számlát, akkor neked más dolgod nincs. A vevőddel kell csak megállapodnod erről, de a jogszabályok ezt a részt nagyon rugalmasan kezelik. 
Egy időszakban használhatsz egyszerre e-számlát és papír alapú számlát is, és nem kötelező hozzá külön számlasorszám-tartományt biztosítani.
Az e-számlát ugyan annyi ideig kell megőrizned mint a papír alapú számlát, kiállítóként és befogadóként is. 

Mikortól használd / kiknek ajánljuk?


Ha a számlázó programod már most is alkalmas e-számla kiállítására, akkor mindenképp érdemes megfontolnod, hogy áttérsz a használatára, mert olcsóbb és kényelmesebb is a használata. 
Ha a jelenlegi számlázó programod nem tud kiállítani e-számlát, akkor pedig egy másik számlázó programra való átállás költségét és idejét kell mérlegelni, az e-számla által nyújtott megtakarításhoz képest.

Konklúzió


Az e-számla használata Magyarországon még mindig kicsit rugalmatlanabb, mint más EU-s országokban, de már ma is sokkal több előnnyel jár, mint a hagyományos papír számla. 
Megfelelő szolgáltatót választva nagyon olcsón, és könnyen tudunk e-számlát kiállítani. Sok szolgáltató biztosítja számodra az e-számlák hitelesítését, időbéllyeggel való ellátását, és tárolását egy minimális díjért cserébe. Így neked nem jár semmilyen plusz kötelezettséggel a kiállítása egy normál számlához képest. 
Sok szolgáltató pedig lehetőséget biztosít a dokumentumok tárolására is, így befogadóként is könnyen meg tudod oldani a kapott e-számlák archiválását.

Te használsz e-számlát? 
Írd meg kommentben, hogy ha igen, akkor miért szereted, ha nem, akkor pedig miért nem használsz!


7 érv, miért ne használj kézi számlázót!

7  érv miért ne használj kézi számlázót!Napjainkban még találkozhatunk kézzel írt számlákkal. S

 7 érv, miért ne használj kézi számlázót!


Napjainkban még találkozhatunk kézzel írt számlákkal. Sok cég kevésnek és kicsinek érzi magát ahhoz, hogy online számlázót használjon és költségesnek is tartja ezt.Pedig kicsit utána olvasva rájövünk, nem költségesebb és sokkal gyorsabb és pontosabb mint a kézzel írott változat.

Most  jöjjön 7 érv  miért ne kézi számlatömböt használjunk:



1. A kézi számla nem túl igényes és nem túl szép


A kézi számlatömbben levő bizonylat már alapból is ronda. 
A kézírásunk sem mindig csodaszép.
E mellett nagyon kevés az esélye annak, hogy pont a perforáció mentén tudjuk kitépni a számlát a tömbből. 
Ha ez nem sikerül, egy csipkeszegélyes számlával lepjük meg a kedves vásárlónkat és bizakodhatunk benne, hogy egyetlen betű vagy szám sem maradt a tömb többi részében.

2. Többet hibázhatunk egy számla kiállításakor



A kézi számlatömb kitöltése nem túl egyértelmű. olykor nehézséget okozhat eme egyszerűnek tűnő számla kitöltése, és pár perc fejvakarás és puskázás után talán el tudjuk dönteni mit  és hová kell írnunk.Mellesleg a nettó értéket és az áfakulcsot is nekünk kell beírni. Ember legyen a talpán aki mindezt fejben tudja tartani. A kézi számlatömb sajnos semmiképpen nem gondolkozik helyettünk.

3. A számlatömb sokkal költségesebb


A kézi számlatömb pénzbe kerül, míg nagyon sok számlázóprogram ingyen kínálja az ingyenes alapcsomagokat. Ezeket vagy 30 napig vagy életed végéig használhatod, plusz költségek nélkül.
Mielőtt kiállítanád a számlát, máris plusz kiadások elé nézel. 

4. Elvesztés esetén súlyos bírság jár


Akár több millió Ft bírságot is kaphatunk abban az esetben, ha a számlatömböt elveszítjük.
Bármilyen számlázóprogramot használsz, elveszíteni nem fogod, mindig ott lesz veled - persze, utóbbi csak akkor igaz, ha a felhőben tárolod számláidat.

5. A kézi számla nincs mindig veled, nem mindig elérhető


Vannak olyan kivételek, amikor nem számítunk arra hogy számlát kell kiállítani.
Nagyon sok esetben többen használnak egy számlatömböt. Ebben az esetben akkor és ott nem tudjuk  kiállítani a számlát. Ezzel időt veszítünk, és mint tudjuk, az idő pénz.

6.Lassabban érkeznek be az összegek


A számla kiállítása után még nagyon sok feladat vár ránk. Eljuttatni a számlát a vevőhöz. Itt több lehetőség közül tudunk választani. Postai úton, ebben az esetben a postai sorban állással is számolnunk kell. Futárral ami plusz költséggel jár. Illetve a fizetési határidőbe bele kell kalkulálni a fizetési határidőt is. Nehogy lecsússzunk róla.

7. A könyvelők sem nagyon szeretik 


A könyvelők sokkal jobban szeretik a géppel írt számlákat. 
Több okból is: mert a legtöbb könyvelőprogram adat-kapcsolatban van azzal a szoftverrel, amivel mi a számláinkat készítjük.
Illetve a kézi számlatömbbel sokkal több elírt azaz sztornószámlát gyártunk. Illetve ők sem szeretik a csipkeszegélyes számlákat.


Remélem a 7 érv után, te is rájössz miért is ne használj többet kézi támlatömböt!

Ha mégis ezt használod, kérlek kommentben írd meg miért!
Köszönöm!